Налоговая опубликовала рекомендации по внедрению электронного документооборота: эксперты Acsour рассмотрели новый документ и рассказали, как он поможет разобраться в сервисах, процессах и возможностях ЭДО.
Электронный документооборот: что это и для чего он нужен?
Электронный документооборот (ЭДО) — способ обмена документами в цифровом формате. Работа с документацией осуществляется в интернете, а именно в информсистемах, включая локальные программы. Применение такого способа документооборота подразумевает также применение электронных подписей.
Согласно аналитике сервиса ЭДО «СКБ Контур» — «Диадок», в 2022—2023 гг. количество отправляемых документов выросло на 30%, количество отправителей — на 21%, получателей — на 22%. Кроме того, отмечается рост интенсивности документооборота — на 50%.
Возрастающая востребованность ЭДО обусловлена широким перечнем возможных операций:
Электронный документооборот доступен юрлицам и гражданам, включая предпринимателей и самозанятых. Кроме того, эксперты Acsour отмечают, что ЭДО широко применятся государственными органами, что позволяет уменьшить сроки оказания услуг и межведомственного взаимодействия.
Рекомендации ФНС: главное
Вступившие в силу методические рекомендации ФНС по внедрению ЭДО включают 10 разделов, которые освещают:
Эксперты Acsour отмечают, что ЭДО является удобным способом взаимодействия сторон, однако процесс внедрения сопровождается, как новыми возможностями, так и рисками. Наши специалисты имеют богатый опыт работы с электронным документооборотом в кадровом администрировании и совместно с партнером Контур. КЭДО будут рады помочь вашей компании по вопросам внедрения электронного документооборота.
Электронный документооборот: что это и для чего он нужен?
Электронный документооборот (ЭДО) — способ обмена документами в цифровом формате. Работа с документацией осуществляется в интернете, а именно в информсистемах, включая локальные программы. Применение такого способа документооборота подразумевает также применение электронных подписей.
Согласно аналитике сервиса ЭДО «СКБ Контур» — «Диадок», в 2022—2023 гг. количество отправляемых документов выросло на 30%, количество отправителей — на 21%, получателей — на 22%. Кроме того, отмечается рост интенсивности документооборота — на 50%.
Возрастающая востребованность ЭДО обусловлена широким перечнем возможных операций:
- создание документа;
- подписание документа;
- отправка документ контрагенту;
- приём документа от контрагента;
- обеспечение безопасности передачи документов;
- хранение документов;
- быстрый поиск документов.
Электронный документооборот доступен юрлицам и гражданам, включая предпринимателей и самозанятых. Кроме того, эксперты Acsour отмечают, что ЭДО широко применятся государственными органами, что позволяет уменьшить сроки оказания услуг и межведомственного взаимодействия.
Рекомендации ФНС: главное
Вступившие в силу методические рекомендации ФНС по внедрению ЭДО включают 10 разделов, которые освещают:
- виды ЭДО: межведомственный, между гражданами и государством, между хозяйствующими субъектами и государственными органами, между организациями, трансграничный, между организациями и физическими лицами, между физическими лицами, система внутреннего ЭДО;
- кому он нужен: гражданам, бизнесу и государству;
- плюсы и особенности его внедрения. Законодатель выделяет ряд преимуществ ЭДО: мобильность, возможность отслеживать статус доставки и обработки документа в режиме реального времени, снижение риска потери документов, ускорение обработки документов, повышенную безопасность цифровых документов, сокращение количества ошибок. Кроме того, документ содержит ссылку на 2 сценария внедрения ЭДО: первый вариант отличается быстрым подключением к системе оператора ЭДО, второй предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот.
- способы хранение электронных документов: в собственном архиве организации, на внешних носителях, в облачном архиве, в архиве оператора ЭДО;
- виды электронной подписи:
- Простая электронная подпись (ПЭП): например, коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары «логин-пароль» в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте;
- Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП), которая идентифицирует личность владельца и позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки;
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такой вид подписи является наиболее регламентированным: КЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат, программное обеспечение для работы сертифицированное ФСБ России, а выдавать КЭП может только аккредитованный удостоверяющий центр.
- получение электронной подписи. В документе описываются процессы получения подписи физическими лицами, а также директорами организаций.
- ошибки внедрения ЭДО и процесс их исправления.
Эксперты Acsour отмечают, что ЭДО является удобным способом взаимодействия сторон, однако процесс внедрения сопровождается, как новыми возможностями, так и рисками. Наши специалисты имеют богатый опыт работы с электронным документооборотом в кадровом администрировании и совместно с партнером Контур. КЭДО будут рады помочь вашей компании по вопросам внедрения электронного документооборота.
Если материал был для вас полезен, поделитесь статьей с коллегами и друзьями.
