Бухгалтерский учет — сложный процесс, который сопровождается большим количеством рисков, в частности административной и уголовной ответственностью, которая часто ложится на плечи директора компании. Какие ошибки в расчете и начислении зарплаты наиболее часто встречаются? Как избежать нарушений в сфере обработки ПД работодателю? Какие могут быть последствия для компании? Читайте в статье.
Расчет и начисление зарплаты: первые «подводные камни»
Расчет и начисление зарплаты сотрудникам — процесс, который подразумевает высокую внимательность ответственного лица, так как уже на этом этапе встречаются первые «подводные камни»: правильный учет части рабочего времени, выполнение нормы; расчет отпускных и командировочных, а также должны быть учтены налоговые вычеты.
В связи с этими аспектами работы бухгалтера могут возникнуть следующие правонарушения и ответственность за них:
Просрочка по зарплате влечет за собой ответственность согласно п. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ в размере до 30 тыс. руб. и дисквалификацию ответственного лица до 3 лет, если просрочка была менее 2 месяцев.
Если работодатель не выплачивал зарплату больше 2 месяцев или выплачивал ее частично (менее 50%) свыше 3 месяцев, то мере наказания будут строже: согласно ст. 145.1 УК РФ штраф может составить до 500 тыс. руб., а срок лишения свободы и дисквалификация составит до 5 лет.
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности. В данном случае речь идет о занижение или искажение сумм НДФЛ и взносов в некрупном размере (не менее чем на 10%), мера ответственности согласно ст. 15.11 КоАП РФ составляет до 20 тыс. руб. и до 2 лет дисквалификации.
Полная неуплата НДФЛ и взносов свыше 5 млн руб. за три года может привести к ответственности по ст. 199 УК РФ, а именно штрафу до 500 тыс. руб., дисквалификации до 3 лет и лишению свободы до 5 лет.
Согласно данным ФНС, средняя цена результативной выездной проверки составляет 32,6 млн руб.
Ответственность за вышеперечисленные ошибки бухгалтера несет чаще всего директор компании. Например, при длительной невыплате зарплаты (ст. 145.1 УК РФ) законодательство говорит об о прямой ответственности руководителя. Важно отметить, что во многих случаях законодательные акты используют формулировку «ответственное лицо», однако в этих случаях ответственность все также ложится на плечи директора компании.
Персональные данные: стремительные изменения и возрастающие штрафы
Другим существенным аспектом работы бухгалтерского отдела является обработка персональных данных сотрудников компании. Это задача становится с каждым годом все сложнее, что обусловлено постоянным ужесточением законодательства. Более того, каждый из новых актов влечет за собой увеличение штрафов для компании. Далее вы можете ознакомиться со штрафами в сфере обработки ПД, с которыми наиболее часто сталкиваются компании.
В случае, если обработка ПД несовместима с целью сбора, то последует ответственность в виде административного штрафа:
При повторном нарушении штрафы значительно вырастают: от 20 до 50 тыс. для должностных лиц, от 50 до 100 тыс. для ИП, от 100 до 300 тыс. для юр. лиц.
Обработка ПД без письменного согласия субъекта наказуема штрафами:
При повторном нарушении штрафы увеличиваются: 40 до 100 тыс. для должностных лиц, от 100 до 300 тыс. для ИП, от 300 до 500 тыс. для компаний.
В некоторых ситуациях работник может попросить удалить его ПД. Если этого не сделать, будут следующие штрафы:
При повторном нарушении штрафы значительно выше: для компаний они достигают 500 тыс. руб.
Важно отметить, что доступ к персональным данным и возможность их обработки конкретным лицом устанавливается при помощи приказа, согласно ст. 88 ТК РФ. Однако согласно ст. 13.11 КоАП РФ, при нарушении законодательства в сфере обработки персональных данных, штрафуют не только ответственное лицо, то есть бухгалтера, но и саму компанию.
Как работодателю избежать нарушений в сфере бухгалтерского учета?
Высокопрофессиональные провайдеры несут ответственность за конфиденциальность данных своего клиента по договору:договор должен включать отдельный пункт с информацией конфиденциальности ваших персональных данных. Крупные компании проходят ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27 001, который подтверждает высокий уровень информационной безопасности в компании. Соответствие стандарту — гарант сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Другим существенным достоинством аутсорсинга является наличие у крупных провайдеров многоступенчатой система отбора кандидатов, отлаженной системы аттестации и повышения квалификации. Более того, клиентов обслуживают отраслевые отделы, что обеспечивает эффективное юридическое, бухгалтерское и IT сопровождение, что поможет избежать рисков в сфере обработке ПД.
Еще одним неоспоримым достоинством аутсорсинга является отсутствие рисков для компании: все штрафы и иные виды наказаний за ошибки провайдера будут полностью компенсированы. Важно отметить, что страхование рисков предусмотрено не у всех компаний, однако ответственные провайдеры, обладающие хорошей репутацией на рынке аутсорсинговых услуг, несут финансовую ответственность за свои ошибки.
Стоит отметить, у наиболее технологичных провайдеров внедрены и отлажены бизнес-процессы, полностью соответствующие требованиям по обработке и хранению персональных данных. Это обеспечивает конфиденциальность данных клиента, а также минимизирует риски возникновения нарушений. Кроме того, опытные эксперты могут провести аудит и проверить существующую систему обработки персональных данных в компании клиента.
В настоящее время на рынке аутсорсинга бухгалтерского учета одной из крупнейших компаний, согласно рейтингу RAEX, является компания Acsour. Наши эксперты имеют многолетний опыт плодотворной работы, о чем свидетельствуют наши завершенные и текущие проекты: наши клиенты представлены компаниями из 400 сфер, а их география составляет 33 страны мира. Более того, мы несем ответственность за конфиденциальность по договору, который заключается с каждым клиентом. Ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27 001:2013 является гарантом сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Acsour рад поделиться новейшими разработками наших экспертов: каждый новый клиент Acsour бесплатно получает HR-бота. Telegram-бот — незаменимый помощник кадровика, благодаря которому многие задачи будут выполнятся автоматически:
Доставка расчетных листков: сотрудник в любой момент сможет получить расчетный листок за необходимый период.
Персональные данные: бот обеспечит мгновенное предоставление информации из базы данных работодателя
Баланс отпусков: сотрудник в любой момент может получить информацию о текущем количестве дней отпуска без обращения в кадровый отдел
Узнать стоимость услуг по расчету заработной платы для вашей компании.
Расчет и начисление зарплаты: первые «подводные камни»
Расчет и начисление зарплаты сотрудникам — процесс, который подразумевает высокую внимательность ответственного лица, так как уже на этом этапе встречаются первые «подводные камни»: правильный учет части рабочего времени, выполнение нормы; расчет отпускных и командировочных, а также должны быть учтены налоговые вычеты.
В связи с этими аспектами работы бухгалтера могут возникнуть следующие правонарушения и ответственность за них:
Просрочка по зарплате влечет за собой ответственность согласно п. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ в размере до 30 тыс. руб. и дисквалификацию ответственного лица до 3 лет, если просрочка была менее 2 месяцев.
Если работодатель не выплачивал зарплату больше 2 месяцев или выплачивал ее частично (менее 50%) свыше 3 месяцев, то мере наказания будут строже: согласно ст. 145.1 УК РФ штраф может составить до 500 тыс. руб., а срок лишения свободы и дисквалификация составит до 5 лет.
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности. В данном случае речь идет о занижение или искажение сумм НДФЛ и взносов в некрупном размере (не менее чем на 10%), мера ответственности согласно ст. 15.11 КоАП РФ составляет до 20 тыс. руб. и до 2 лет дисквалификации.
Полная неуплата НДФЛ и взносов свыше 5 млн руб. за три года может привести к ответственности по ст. 199 УК РФ, а именно штрафу до 500 тыс. руб., дисквалификации до 3 лет и лишению свободы до 5 лет.
Согласно данным ФНС, средняя цена результативной выездной проверки составляет 32,6 млн руб.
Ответственность за вышеперечисленные ошибки бухгалтера несет чаще всего директор компании. Например, при длительной невыплате зарплаты (ст. 145.1 УК РФ) законодательство говорит об о прямой ответственности руководителя. Важно отметить, что во многих случаях законодательные акты используют формулировку «ответственное лицо», однако в этих случаях ответственность все также ложится на плечи директора компании.
Персональные данные: стремительные изменения и возрастающие штрафы
Другим существенным аспектом работы бухгалтерского отдела является обработка персональных данных сотрудников компании. Это задача становится с каждым годом все сложнее, что обусловлено постоянным ужесточением законодательства. Более того, каждый из новых актов влечет за собой увеличение штрафов для компании. Далее вы можете ознакомиться со штрафами в сфере обработки ПД, с которыми наиболее часто сталкиваются компании.
В случае, если обработка ПД несовместима с целью сбора, то последует ответственность в виде административного штрафа:
- от 10 до 20 тыс. для должностных лиц;
- от 60 до 100 тыс. для организации.
При повторном нарушении штрафы значительно вырастают: от 20 до 50 тыс. для должностных лиц, от 50 до 100 тыс. для ИП, от 100 до 300 тыс. для юр. лиц.
Обработка ПД без письменного согласия субъекта наказуема штрафами:
- от 20 до 40 тыс. для должностных лиц;
- от 30 до 150 тыс. для организации.
При повторном нарушении штрафы увеличиваются: 40 до 100 тыс. для должностных лиц, от 100 до 300 тыс. для ИП, от 300 до 500 тыс. для компаний.
В некоторых ситуациях работник может попросить удалить его ПД. Если этого не сделать, будут следующие штрафы:
- 8 до 12 тыс. для должностных лиц
- ИП — от 20 до 40 тыс.;
- организации — от 50 до 90 тыс.
При повторном нарушении штрафы значительно выше: для компаний они достигают 500 тыс. руб.
Важно отметить, что доступ к персональным данным и возможность их обработки конкретным лицом устанавливается при помощи приказа, согласно ст. 88 ТК РФ. Однако согласно ст. 13.11 КоАП РФ, при нарушении законодательства в сфере обработки персональных данных, штрафуют не только ответственное лицо, то есть бухгалтера, но и саму компанию.
Как работодателю избежать нарушений в сфере бухгалтерского учета?
- Первый способ избежать описанных ошибок бухгалтера — трудоустраивать опытного специалиста, с хорошими рекомендациями от предыдущего работодателя. Однако стоит заметить, что зарплатные ожидания профессионала могут быть не соизмеримы с предложенной зарплатой в компании. Кроме того, если сотрудники HR-отдела (или лично директор) не обладают глубокими знаниями в бухгалтерском и налоговом учете — велика вероятность найма сотрудника недостаточной квалификации. Это влечет за собой серьезные финансовые и налоговые риски для компании.
- Другим способом обезопасить компанию от штрафов и ответственности за нарушение процессов бухгалтерского учета является регулярное обучение сотрудников и повышение их квалификации. Процесс совершенствования профессиональных навыков сотрудников является финансово затратным методом по многим причинам: оплата дорогостоящих курсов и рабочего времени сотрудника, а также процесс поиска релевантных программ обучения может быть трудновыполнимой задачей, требующей пристального внимания.
- Третий способ связан с привлечением ресурсов IT отдела: эксперты по информационной безопасности могут выстроить систему обработки персональных данных, автоматизировать часть процессов, что существенно облегчит работу бухгалтера и поможет ему избежать ошибок. Данный способ также имеет свои минусы: процесс налаживания системы и внедрения новых технологий подразумевает наличие временных и финансовых ресурсов. Компания должна принять в расчет время, которое уйдет не только на настройку процессов, но на обучение сотрудников, их адаптацию. Кроме того, настраивание системы обработки ПД — сложная задача, которая может потребовать привлечение специалистов сферы IT извне. Поиск и трудоустройство квалифицированного программиста также влечет за собой крупные финансовые затраты для компании.
- Другим, наиболее эффективным способом избежать штрафов, дисквалификаций и лишения свободы является передача расчета заработной платы на аутсорс.
Высокопрофессиональные провайдеры несут ответственность за конфиденциальность данных своего клиента по договору:договор должен включать отдельный пункт с информацией конфиденциальности ваших персональных данных. Крупные компании проходят ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27 001, который подтверждает высокий уровень информационной безопасности в компании. Соответствие стандарту — гарант сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Другим существенным достоинством аутсорсинга является наличие у крупных провайдеров многоступенчатой система отбора кандидатов, отлаженной системы аттестации и повышения квалификации. Более того, клиентов обслуживают отраслевые отделы, что обеспечивает эффективное юридическое, бухгалтерское и IT сопровождение, что поможет избежать рисков в сфере обработке ПД.
Еще одним неоспоримым достоинством аутсорсинга является отсутствие рисков для компании: все штрафы и иные виды наказаний за ошибки провайдера будут полностью компенсированы. Важно отметить, что страхование рисков предусмотрено не у всех компаний, однако ответственные провайдеры, обладающие хорошей репутацией на рынке аутсорсинговых услуг, несут финансовую ответственность за свои ошибки.
Стоит отметить, у наиболее технологичных провайдеров внедрены и отлажены бизнес-процессы, полностью соответствующие требованиям по обработке и хранению персональных данных. Это обеспечивает конфиденциальность данных клиента, а также минимизирует риски возникновения нарушений. Кроме того, опытные эксперты могут провести аудит и проверить существующую систему обработки персональных данных в компании клиента.
В настоящее время на рынке аутсорсинга бухгалтерского учета одной из крупнейших компаний, согласно рейтингу RAEX, является компания Acsour. Наши эксперты имеют многолетний опыт плодотворной работы, о чем свидетельствуют наши завершенные и текущие проекты: наши клиенты представлены компаниями из 400 сфер, а их география составляет 33 страны мира. Более того, мы несем ответственность за конфиденциальность по договору, который заключается с каждым клиентом. Ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27 001:2013 является гарантом сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Acsour рад поделиться новейшими разработками наших экспертов: каждый новый клиент Acsour бесплатно получает HR-бота. Telegram-бот — незаменимый помощник кадровика, благодаря которому многие задачи будут выполнятся автоматически:
Доставка расчетных листков: сотрудник в любой момент сможет получить расчетный листок за необходимый период.
Персональные данные: бот обеспечит мгновенное предоставление информации из базы данных работодателя
Баланс отпусков: сотрудник в любой момент может получить информацию о текущем количестве дней отпуска без обращения в кадровый отдел
Узнать стоимость услуг по расчету заработной платы для вашей компании.
