Напоминаем вам о возможности перехода на электронные трудовые книжки, ведение которых значительно упростит кадровый документооборот вашей компании и позволит перевести стороны трудовых отношений на новый уровень кадрового взаимодействия.
С 1 января 2020 года на территории Российской Федерации начался переходный период по внедрению «электронных трудовых книжек» – сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Новые изменения произошли в рамках утвержденного федерального закона и подразумевали значительные трансформации в кадровой работе.
В 2020 году сотрудники получили право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, а работодатели начали формировать сведения о трудовой деятельности своих работников в электронном виде и представлять их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
С 2021 года для кандидатов, которые устраиваются на работу впервые, оформление бумажной трудовой книжки не производится. Сотрудники, у которых есть трудовой стаж до 2021 года, имеют право продолжить вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной, либо полностью перейти в цифровой формат, написав работодателю соответствующее заявление.
Несмотря на то, что российский бизнес адаптировался к новому формату работы с трудовыми книжками, для большинства сотрудников открытыми остаются следующие вопросы: «Рационально ли ведение бумажной трудовой книжки до сих пор?», «Какой принцип ведения электронной трудовой книжки и чем он отличается от бумажной версии?», «В чем преимущества электронного формата?»
Специалисты Acsour ответили на данные вопросы и рассказали о принципах работы с электронными трудовыми книжками.
ЧТО ТАКОЕ ЭТК?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой базу данных, которая содержит информацию о трудовой деятельности работника и хранится в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (сокращенно Социальный фонд России, СФР).
При заполнении ЭТК указывается информация:
Эти данные работодатель должен передавать в информационную систему СФР в виде отчета по форме ЕФС-1.
КАК ЭТК РАБОТАЕТ НА ПРАКТИКЕ?
При переходе на ЭТК сотруднику необходимо написать соответствующее заявление и передать его работодателю. В день подачи заявления в бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на ЭТК.
В течение трех рабочих дней после подачи заявления о переходе на ЭТК, в бумажной трудовой книжке делается запись о прекращении ее ведения, и она возвращается сотруднику. Рекомендуется выдавать бумажную трудовую книжку работнику под подпись.
Сведения о трудовой деятельности заполняются по каждому сотруднику в том случае, если с ним произошло какое-то кадровое изменение.
Обращаем внимание, что форма ЕФС-1 заполняется сотрудниками кадровой службы и подается в СФР в следующих случаях в установленные законодательством сроки:
В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА ЭТК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ?
1. Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности
Информацию о своей трудовой деятельности сотрудник всегда может узнать самостоятельно:
В бумажном виде информацию о своей трудовой деятельности можно получить у работодателя (только о периоде работы у данного работодателя) или через заявку в территориальный орган СФР или МФЦ.
2. Прозрачность данных
Данные о трудовой деятельности всегда будут находиться под контролем сотрудника. При наличии ошибок их можно будет отследить и сообщить работодателю. Заполнение бумажной трудовой книжки контролируется в одностороннем порядке – компанией.
3. Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства
При дистанционном трудоустройстве сотрудника данные о его трудовой деятельности и трудовом стаже можно подать в электронном виде без прямого взаимодействия с потенциальным работодателем.
В случае с бумажной трудовой книжкой потребуется ее передача или получение по почте либо напрямую через работодателя.
4. Упрощенный порядок оформления соцвыплат и гарантий
При оформлении соцвыплат и гарантий данные о трудовой деятельности сотрудника госорганы получают по каналам межведомственного взаимодействия. При ведении бумажной трудовой книжки потребуется заверять ее копию.
5. Высокий уровень безопасности и сохранности данных
Вероятность утечки данных в электронном виде значительно ниже. При наличии бумажного документа данные могут быть потеряны либо испорчены в результате стихийных бедствий или ряда других событий (например, переезд офиса на другой адрес).
6. Дополнительные возможности на портале Госуслуг
При наличии ЭТК сотрудник может воспользоваться дополнительными услугами на портале (например, оформить загранпаспорт), в то время как наличие бумажной формы трудовой книжки такого не предполагает.
7. Экономия расходов
При отсутствии бумажной трудовой книжки у сотрудника отсутствует необходимость ее передачи работодателю. Тем самым расходы по ее доставке тоже будут отсутствовать.
Кроме того, сотруднику не потребуется тратить финансовые средства за оформление бумажной трудовой книжки.
В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА ЭТК ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ?
1. Упрощение документооборота
При ведении ЭТК у работодателей сокращается объем бумажной работы, так как необходимость заполнения, учета в книгах (журналах), хранения бумажных трудовых книжек отсутствует.
2. Экономия времени
Внесение информации в формате ЭТК сокращает время работы с задачей при реализации массовых кадровых событий (например, переименование организации либо перевод сотрудников). Кроме того, данные будут обрабатываться быстрее и их получить тоже становится проще.
3. Экономия рабочего пространства
Нет необходимости организовывать места хранения бумажных трудовых книжек, закупать шкафы, хранить невостребованные трудовые книжки при отсутствии бумажных трудовых книжек.
4. Отсутствие ошибок при заполнении документа от руки
Исключается человеческий фактор при переписывании от руки сведений из приказов работодателя в бумажные трудовые книжки.
5. Полнота и достоверность сведений
При хранении сведений о трудовой деятельности в базе данных СФР сотрудник не сможет подделать сведения о трудовой деятельности или скрыть предшествующих работодателей («потерять» трудовую книжку) – все сведения можно увидеть в текущем режиме.
6. Отсутствие ряда ответственности при ведении ЭТК
За нарушения и ошибки при заполнении, учете, хранении и выдаче бумажных трудовых книжек работодателю грозит административная и материальная ответственность, включая риск возмещения заработка за время задержки выдачи трудовой книжки. При отсутствии бумажной трудовой книжки данные риски снимаются.
7. Забота об экологии
При наличии бумажной трудовой книжки сотрудник запрашивает ее заверенную копию, что подразумевает под собой немалый расход бумаги (особенно при наличии большого штата в компании). Отсутствие бумажной трудовой книжки позволит сократить такие расходы, что является важным показателем заботы об экологии.
8. Экономия на покупке и выдаче вкладышей
Если один из разделов бумажной книжки оказывается заполненным полностью, то в этом случае необходимо приобрести вкладыш к ней. Вкладыш приобретают сотрудники кадровой службы, вшивают его в трудовую, регистрируют в книге учета трудовых книжек и вкладышей и вносят данные кадровых мероприятий сотрудника при необходимости.
Стоимость вкладыша будет удержана из заработной платы сотрудника в целях налогообложения прибыли.
Наличие оформленной ЭТК позволит избежать подобных действий и сэкономить на расходах компании и сотрудника.
СТОИТ ЛИ ОТКАЗЫВАТЬСЯ ОТ БУМАЖНОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?
Несомненно, для сотрудников, которые не устраиваются на работу впервые, переход на ЭТК является правом, а не обязанностью.
Однако, за последние три года процедура оформления ЭТК стала неотъемлемой частью кадрового электронного документооборота в компании. Кроме того, оформление ЭТК предполагает возникновение ряда преимуществ для двух сторон трудовых отношений, которые значительно упрощают порядок их взаимодействия. Отсюда следует, что:
С 1 января 2020 года на территории Российской Федерации начался переходный период по внедрению «электронных трудовых книжек» – сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Новые изменения произошли в рамках утвержденного федерального закона и подразумевали значительные трансформации в кадровой работе.
В 2020 году сотрудники получили право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, а работодатели начали формировать сведения о трудовой деятельности своих работников в электронном виде и представлять их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
С 2021 года для кандидатов, которые устраиваются на работу впервые, оформление бумажной трудовой книжки не производится. Сотрудники, у которых есть трудовой стаж до 2021 года, имеют право продолжить вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной, либо полностью перейти в цифровой формат, написав работодателю соответствующее заявление.
Несмотря на то, что российский бизнес адаптировался к новому формату работы с трудовыми книжками, для большинства сотрудников открытыми остаются следующие вопросы: «Рационально ли ведение бумажной трудовой книжки до сих пор?», «Какой принцип ведения электронной трудовой книжки и чем он отличается от бумажной версии?», «В чем преимущества электронного формата?»
Специалисты Acsour ответили на данные вопросы и рассказали о принципах работы с электронными трудовыми книжками.
ЧТО ТАКОЕ ЭТК?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой базу данных, которая содержит информацию о трудовой деятельности работника и хранится в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (сокращенно Социальный фонд России, СФР).
При заполнении ЭТК указывается информация:
- о работнике (в частности, его ФИО, дата рождения, СНИЛС);
- о месте работы;
- о трудовой функции (должность, профессия, квалификация и т.п.);
- о дате приема на работу, увольнения, перевода на другую работу (в том числе внутренних и внешних совместителей, дистанционных сотрудников и работников на договоре ГПХ);
- об основаниях увольнения и т.д.
Эти данные работодатель должен передавать в информационную систему СФР в виде отчета по форме ЕФС-1.
КАК ЭТК РАБОТАЕТ НА ПРАКТИКЕ?
При переходе на ЭТК сотруднику необходимо написать соответствующее заявление и передать его работодателю. В день подачи заявления в бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на ЭТК.
В течение трех рабочих дней после подачи заявления о переходе на ЭТК, в бумажной трудовой книжке делается запись о прекращении ее ведения, и она возвращается сотруднику. Рекомендуется выдавать бумажную трудовую книжку работнику под подпись.
Сведения о трудовой деятельности заполняются по каждому сотруднику в том случае, если с ним произошло какое-то кадровое изменение.
Обращаем внимание, что форма ЕФС-1 заполняется сотрудниками кадровой службы и подается в СФР в следующих случаях в установленные законодательством сроки:
- при приеме на работу/заключении договора ГПХ – следующий рабочий день после оформления трудового договора/договора ГПХ;
- при увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора/прекращении договора ГПХ – следующий рабочий день после издания приказа/прекращения договора ГПХ;
- при переводах и переходе на ЭТК – 25-е число следующего месяца.
В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА ЭТК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ?
1. Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности
Информацию о своей трудовой деятельности сотрудник всегда может узнать самостоятельно:
- через свой личный кабинет на сайте СФР, запросив соответствующую справку в разделе «Электронная трудовая книжка»;
- на едином портале Госуслуг, заказав выписку через строку поиска «Сведения о трудовой деятельности».
В бумажном виде информацию о своей трудовой деятельности можно получить у работодателя (только о периоде работы у данного работодателя) или через заявку в территориальный орган СФР или МФЦ.
2. Прозрачность данных
Данные о трудовой деятельности всегда будут находиться под контролем сотрудника. При наличии ошибок их можно будет отследить и сообщить работодателю. Заполнение бумажной трудовой книжки контролируется в одностороннем порядке – компанией.
3. Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства
При дистанционном трудоустройстве сотрудника данные о его трудовой деятельности и трудовом стаже можно подать в электронном виде без прямого взаимодействия с потенциальным работодателем.
В случае с бумажной трудовой книжкой потребуется ее передача или получение по почте либо напрямую через работодателя.
4. Упрощенный порядок оформления соцвыплат и гарантий
При оформлении соцвыплат и гарантий данные о трудовой деятельности сотрудника госорганы получают по каналам межведомственного взаимодействия. При ведении бумажной трудовой книжки потребуется заверять ее копию.
5. Высокий уровень безопасности и сохранности данных
Вероятность утечки данных в электронном виде значительно ниже. При наличии бумажного документа данные могут быть потеряны либо испорчены в результате стихийных бедствий или ряда других событий (например, переезд офиса на другой адрес).
6. Дополнительные возможности на портале Госуслуг
При наличии ЭТК сотрудник может воспользоваться дополнительными услугами на портале (например, оформить загранпаспорт), в то время как наличие бумажной формы трудовой книжки такого не предполагает.
7. Экономия расходов
При отсутствии бумажной трудовой книжки у сотрудника отсутствует необходимость ее передачи работодателю. Тем самым расходы по ее доставке тоже будут отсутствовать.
Кроме того, сотруднику не потребуется тратить финансовые средства за оформление бумажной трудовой книжки.
В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА ЭТК ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ?
1. Упрощение документооборота
При ведении ЭТК у работодателей сокращается объем бумажной работы, так как необходимость заполнения, учета в книгах (журналах), хранения бумажных трудовых книжек отсутствует.
2. Экономия времени
Внесение информации в формате ЭТК сокращает время работы с задачей при реализации массовых кадровых событий (например, переименование организации либо перевод сотрудников). Кроме того, данные будут обрабатываться быстрее и их получить тоже становится проще.
3. Экономия рабочего пространства
Нет необходимости организовывать места хранения бумажных трудовых книжек, закупать шкафы, хранить невостребованные трудовые книжки при отсутствии бумажных трудовых книжек.
4. Отсутствие ошибок при заполнении документа от руки
Исключается человеческий фактор при переписывании от руки сведений из приказов работодателя в бумажные трудовые книжки.
5. Полнота и достоверность сведений
При хранении сведений о трудовой деятельности в базе данных СФР сотрудник не сможет подделать сведения о трудовой деятельности или скрыть предшествующих работодателей («потерять» трудовую книжку) – все сведения можно увидеть в текущем режиме.
6. Отсутствие ряда ответственности при ведении ЭТК
За нарушения и ошибки при заполнении, учете, хранении и выдаче бумажных трудовых книжек работодателю грозит административная и материальная ответственность, включая риск возмещения заработка за время задержки выдачи трудовой книжки. При отсутствии бумажной трудовой книжки данные риски снимаются.
7. Забота об экологии
При наличии бумажной трудовой книжки сотрудник запрашивает ее заверенную копию, что подразумевает под собой немалый расход бумаги (особенно при наличии большого штата в компании). Отсутствие бумажной трудовой книжки позволит сократить такие расходы, что является важным показателем заботы об экологии.
8. Экономия на покупке и выдаче вкладышей
Если один из разделов бумажной книжки оказывается заполненным полностью, то в этом случае необходимо приобрести вкладыш к ней. Вкладыш приобретают сотрудники кадровой службы, вшивают его в трудовую, регистрируют в книге учета трудовых книжек и вкладышей и вносят данные кадровых мероприятий сотрудника при необходимости.
Стоимость вкладыша будет удержана из заработной платы сотрудника в целях налогообложения прибыли.
Наличие оформленной ЭТК позволит избежать подобных действий и сэкономить на расходах компании и сотрудника.
СТОИТ ЛИ ОТКАЗЫВАТЬСЯ ОТ БУМАЖНОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?
Несомненно, для сотрудников, которые не устраиваются на работу впервые, переход на ЭТК является правом, а не обязанностью.
Однако, за последние три года процедура оформления ЭТК стала неотъемлемой частью кадрового электронного документооборота в компании. Кроме того, оформление ЭТК предполагает возникновение ряда преимуществ для двух сторон трудовых отношений, которые значительно упрощают порядок их взаимодействия. Отсюда следует, что:
- вести ЭТК – безопасно;
- не требуется нести дополнительные расходы при оформлении и ведении ЭТК;
- снижается количество ошибок и нарушений;
- стороны трудовых отношений находятся в равных условиях при контроле сведений о трудовой деятельности.
