Министерство труда и социальной защиты РФ в своих недавних разъяснениях напомнило, в отношении каких документов кадровый электронный документооборот не применяется.
В своем Письме от 12 января 2023 года N 14-6/ООГ-97 органы Министерства труда и социальной защиты РФ (Минтруд) сообщают, что применение электронного кадрового документооборота (КЭДО) исключается при оформлении:
Указанные документы требуется оформлять только в бумажной форме.
Минтруд РФ отмечает, что наличие таких документов в бумажной форме имеет важное значение при расследовании несчастных случаев на производстве, а также позволяет установить права работников при трудовых спорах. Изъятие данных документов из КЭДО направлено на защиту интересов работников от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе, «задним числом».
Напоминаем, что с 2021 года Трудовой кодекс РФ был дополнен новыми положениями о кадровом ЭДО. КЭДО – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
В настоящее время через КЭДО можно оформлять практически все кадровые документы. Более подробно о составе таких документов отражено в таблице ниже.
В своем Письме от 12 января 2023 года N 14-6/ООГ-97 органы Министерства труда и социальной защиты РФ (Минтруд) сообщают, что применение электронного кадрового документооборота (КЭДО) исключается при оформлении:
- актов о несчастном случае на производстве;
- приказов (распоряжений) об увольнении сотрудников;
- документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Указанные документы требуется оформлять только в бумажной форме.
Минтруд РФ отмечает, что наличие таких документов в бумажной форме имеет важное значение при расследовании несчастных случаев на производстве, а также позволяет установить права работников при трудовых спорах. Изъятие данных документов из КЭДО направлено на защиту интересов работников от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе, «задним числом».
Напоминаем, что с 2021 года Трудовой кодекс РФ был дополнен новыми положениями о кадровом ЭДО. КЭДО – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
В настоящее время через КЭДО можно оформлять практически все кадровые документы. Более подробно о составе таких документов отражено в таблице ниже.
Переход на КЭДО – право компании, для применения которого потребуется совершить ряд действий:
1. Составить структуру компании и сформировать карту кадровых процессов.
Это необходимо сделать для оценки текущих процессов с описанием кадровых сценариев (например, порядок подписания трудового договора, отправления заявлений на отпуск или смену паспортных данных и так далее).
2. Разработать локальные нормативные акты для внедрения КЭДО.
В документах указываются сведения:
- об информационных системах, с помощью которых такие документы будут подписываться;
- о перечне документов, которые компания переводит в электронный формат (за исключением тех, которые необходимо по-прежнему оформлять в бумажном виде);
- о составе работников, с которыми ведется КЭДО;
- о сроках уведомления сотрудников по переходу на КЭДО и праве дать согласие на электронное взаимодействие;
- о дате внедрения КЭДО;
- о сроках и периодичности подписания электронных документов;
- о порядке проведения обучения и тренингов по вопросам применения КЭДО и так далее.
3. Адаптировать ИТ-решения под новый порядок взаимодействия и внести все кадровые сценарии в информационные системы и программы.
4. Разработать пользовательскую документацию для обучения сотрудников.
5. Обучить и присоединить сотрудников к системе в случае получения письменного согласия от них.
Для обмена электронными документами могут применяться информационные системы:
- (ИС) ЕЦП «Работа в России»;
- ИС работодателя, если она позволяет подписывать и хранить электронные документы, а также фиксировать факт получения электронных документов.
Подписывать электронные документы можно посредством электронной подписи. Она бывает: усиленной квалифицированной (УКЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) и простой (ПЭП).
Для работодателей такая подпись должна быть строго усиленной квалифицированной. Сотрудники могут подписывать документы любой из представленных видов подписей, однако для наиболее важных кадровых документов применяются только УКЭП или УНЭП (например, договорные документы, дополнительные соглашения к договору, приказы о дисциплинарных взысканиях и так далее).
Основные преимущества КЭДО:
- сокращение времени и средства на организацию и содержание архивов;
- снижение расходов на печать и отправку документов;
- возможность отслеживать весь «жизненный цикл» документов (согласования, внесение правок и т.д.);
- снижение времени на рутинные операции с документами (поиск, согласования, отправка и т.д.);
- повышение уровня конфиденциальности информации (доступ к тем или иным документам обеспечивается в соответствии с назначенными правами пользователя);
- следование регламентам работы с документами согласно установленным процессам.
Acsour начала проект по переходу на электронный документооборот в 2018 году. Так как процесс двусторонний и предполагает информирование и подключение клиентов, происходил он постепенно. На сегодня более 80% клиентов компании подключены к системе ЭДО.
Также специалисты Acsour внедрили процедуру кадрового документооборота с собственными сотрудниками и продолжают вносить улучшения по ряду процедур до сих пор.
По вопросам перехода на кадровый электронный документооборот в вашей компании обращайтесь к экспертам Acsour.
