Ранее мы рассмотрели «подводные камни», с которыми может столкнуться руководитель при расчете заработной платы, а также узнали какие штрафы могут последовать за ошибки в бухгалтерском учете. Подводим итоги и выясняем как эффективней решать задачу расчета заработной платы в компании: при сотрудничестве со штатным бухгалтером или при применении других способов?
Аутсорсинг расчета заработной платы: зачем менять проверенное временем?
В настоящее время большинство компаний в России предпочитают пользоваться услугами бухгалтера для расчёта заработной платы сотрудников. Далее мы рассмотрели причины популярности найма штатного бухгалтера и выяснили действительно ли такое сотрудничество наиболее эффективно.
Прозрачность и понятность процесс. Расчет заработной платы – основополагающий процесс в любой компании, который сопряжен с большим количеством рисков, в частности административной и уголовной ответственностью, которая часто ложится на плечи директора компании. С целью минимизировать данные риски руководители предпочитают нанимать штатного бухгалтера, что дает им возможность самостоятельно отслеживать выполнение бизнес-задач: директор принимает решение о трудоустройстве эксперта, а также имеет возможность в любой момент получить интересующую документацию с целью проверки ее правильности. Однако контроль руководителя в данной сфере не является стопроцентным гарантом защиты от ошибок: многие аспекты остаются за пределами внимания руководителя из-за ограниченности временного ресурса и недостаточно глубоких знаний о процессе.
Фиксированные затраты. Сотрудничество со штатным бухгалтером часто представляется финансово выгодным вариантом для компании: считается, что затраты будут ограничиваться выплатой зарплаты сотруднику. Однако стоит отметить, что финансовые вложения компании при найме специалиста будут включать в себя также затраты на поиск, найм, адаптацию и повышение квалификации сотрудника. Более того, обустройство рабочего места, выплаты пособий по причине временной нетрудоспособности, страховые взносы и оплата налогов также подразумевают финансовые вложения для работодателя.
Низкая вероятность утечки данных. Бухгалтерский отдел выполняет ряд задач, масса из которых сопряжена с обработкой персональных данных сотрудников. Законодательство в данной сфере меняется достаточно быстро, каждое нововведение приводит к ужесточению ответственности за несоблюдение законов. По мнению многих руководителей, передача расчета зарплаты на аутсорс способствует увеличению рисков для компании в данной сфере: сотрудничество с провайдером предполагает передачу персональных данных сотрудников, во время которой может случиться утечка. Более того, дальнейший процесс работы провайдера с персональными данными не может быть полностью проконтролирован руководителем, что также вызывает опасения. Однако, стоит отметить, что высокопрофессиональные провайдеры несут ответственность за конфиденциальность данных своего клиента, о чем говорится в договоре. Крупные компании проходят ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27001, который подтверждает высокий уровень информационной безопасности в компании. Соответствие стандарту – гарант сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Рассмотренные причины отказа от сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями становятся менее распространёнными, а услуги аутсорсинговых компаний пользуются все большей популярностью: согласно NeoAnalytics, в 2020 году объем рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг составил около 243,4 млрд. руб., что говорит об активном развитии данного сегмента бизнеса в России. Однако, многие руководители, несмотря на плюсы аутсорсинга, не стремятся перейти на него, так как стоимость услуг провайдера не всегда аргументирована в их глазах. Как перейти на аутсорс с наименьшими затратами? Есть ли смысл экономить на услугах провайдера? Из чего стоит стоимость услуг аутсорсинга? Читайте далее.
Аутсорсинг расчета заработной платы: как избежать непредвиденных трат?
Принятие решения о передаче расчета заработной платы на аутсорс влечет за собой изменения во внутренних процессах компании, в частности, перераспределение бюджета. Чтобы пройти этот этап с меньшими финансовыми потерями можно прибегнуть к следующим методам:
Самостоятельная оценка объема и стоимости работ. При использовании данного метода руководитель сможет сформировать четкое представление о стоимости каждой услуги бухгалтера, что даст ему возможность пересмотреть бюджет компании с учетом сотрудничества с провайдером. Однако, стоит отметить, что способ подразумевает кропотливое изучение процессов бухгалтерского учета и рынка услуг, на что может быть потрачено большое количество времени: бухучет и расчет заработной платы являются одними из сложнейших процессов в любой компании, в частности, из-за постоянно меняющееся законодательства в данной сфере. Также необходимо учитывать время для оценки стоимости каждой услуги бухгалтера, которая также не является стабильной: средняя цена на рынке услуг будет меняться в зависимости от опыта и уровня образования эксперта, а также региона страны. Таким образом, использование данного метода приведет лишь к приблизительно верному планированию бюджета компании.
Второй способ заключается в передаче на аутсорс лишь некоторых задач бухгалтерского отдела: крупные провайдеры имеют несколько пакетов услуг, стоимость которых разнится в зависимости от сложности и количества задач. Данный способ представляется эффективным и экономичным: стоимость минимального пакета услуг провайдера сопоставима с окладом штатного бухгалтера. Однако, стоит отметить, что способ предполагает «двойные» финансовые затраты: часть процессов, которая не будет передана на аутсорс, требует ведения штатного бухгалтера, что влечет за собой дополнительные вложения.
Другой способ является наиболее простым: при заключении договора с провайдером компания может прописать все предстоящие работы, узнать их стоимость и отказаться от дополнительных услуг. Таким образом, руководитель будет заранее знать о предстоящих тратах и сможет предупредить появление нежелательных расходов. Однако, данный метод имеет существенный недостаток: наличие у провайдера дополнительных услуг мотивировано его стремлением улучшить качество обслуживания клиента. Так, в некоторых случаях, отказ от дополнительных услуг может привести к снижению качества результата и неэффективному сотрудничеству.
·Четвертый метод отличается эффективностью и популярностью: сотрудничество с крупной и проверенной аутсорсинговой компанией.
Надежный провайдер услуг по расчету заработной платы имеет ряд достоинств: так, обслуживанием клиентов занимаются отраслевые отделы, что обеспечивает не только эффективное юридическое и бухгалтерское сопровождение, но и рассмотрение проекта с разных ракурсов. При заключении договора эксперты точно знают какие услуги необходимы клиенту и подготавливают актуальные предложения.
Другим существенным преимуществом является отсутствие рисков для компании: все штрафы и иные виды наказаний за ошибки провайдера будут полностью компенсированы. Важно отметить, что страхование рисков предусмотрено не у всех компаний, однако ответственные провайдеры, обладающие хорошей репутацией на рынке аутсорсинговых услуг, несут финансовую ответственность за свои ошибки.
Более того, у наиболее технологичных провайдеров внедрены и отлажены бизнес-процессы, полностью соответствующие требованиям по обработке и хранению персональных данных. Это обеспечивает конфиденциальность данных клиента, а также минимизирует риски возникновения нарушений и утечки информации. Кроме того, опытные эксперты могут провести аудит и проверить существующую систему обработки персональных данных в компании клиента.
Еще одним существенным принципом работы с добросовестным провайдером является соблюдение принципа «прозрачности»: с клиентом заранее оговариваются все детали сотрудничества, спектр предоставляемых услуг и их стоимость. После расчета индивидуальной стоимости проекта с учетом всех аспектов деятельности клиента происходит заключение договора, который гарантирует эффективное и результативное сотрудничество.
В настоящее время на рынке аутсорсинга бухгалтерского учета одной из крупнейших компаний, согласно рейтингу RAEX, является компания Acsour. Наши эксперты имеют многолетний опыт плодотворной работы, о чем свидетельствуют наши завершенные и текущие проекты: наши клиенты представлены компаниями из 400 сфер, а их география составляет 33 страны мира.
При работе мы соблюдаем принцип «прозрачности», а также всегда находимся на связи с клиентом, информируем о реализации проекта, отвечаем на интересующие вопросы и предоставляем отчетность.
Компания Acsour является уважаем членом бизнес-сообщества, имеет репутацию добросовестного провайдера с высококлассными экспертами: мы входим в состав союза «Ленинградской областной торгово-промышленной платы» и Американской торговой палаты в России, где участвуем в круглых столах и конференциях, посвященным вопросам законодательства и развития бизнеса. Кроме того, специалисты Acsour регулярно проводят бесплатные вебинары на актуальные темы, пишут статьи с обозрением изменений в сфере законотворчества.
Более того, мы несем ответственность за конфиденциальность по договору, который заключается с каждым клиентом. Ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27001:2013 является гарантом сохранности персональных данных ваших сотрудников.
