В предыдущих статьях мы рассмотрели особенности бухгалтерского учета, расчёта заработной платы и изменения законодательства в данной сфере: бухучет является одним из сложнейших процессов любого бизнеса, ошибки в нем приводят к существенным финансовым и репутационным потерям для компании. Рынок труда готов предложить множество вариантов решения задачи по расчету заработной платы: работодатель может прибегнуть к найму штатного бухгалтера, передать задачу на аутсорс или самостоятельно налаживать процессы. Сегодня мы рассмотрим какие неюридические риски сопутствуют сотрудничеству со штатным бухгалтером и в чем главное достоинство аутсорсинговых компаний.
Штатный бухгалтер: непрогнозируемые изменения
Согласно NeoAnalytics, большинство работодателей отдают предпочтение сотрудничеству со штатным бухгалтером: такой способ ведения бухгалтерского учета представляется наиболее эффективным и безопасным для работодателя по многим причинам, в частности, по причине наличия одного ответственного лица. Наличие одного ответственного бухгалтера имеет ряд достоинств: всю необходимую информацию руководитель может запросить у одного человека, вероятность утечки данных значительно снижается, так как сбором, хранением и обработкой данных занимается исключительно бухгалтер, а также затраты на штатного специалиста строго фиксированы. Однако, у данного способа есть ряд недостатков. В предыдущих статьях мы рассмотрели некоторые из них, в частности, штрафы и иные виды наказания за ошибки в расчете заработной платы, однако на этом риски не заканчиваются: в данной статье будут рассмотрены риски, которые возникают из-за «человеческого фактора».
Больничный. Согласно законодательству РФ, больничный лист выписывают на срок до 15 календарных дней, однако в некоторых ситуациях больничный может быть продлен до года. Важно отметить, что оплата больничных не несет в себе финансовых потерь для компании, так как итоговая сумма выплат не будет превышать среднюю зарплату сотрудника, однако затянувшийся больничный может повлечь другие негативные последствия. В случае, когда в компании бухгалтерский учет и расчет заработной платы – ответственность одного сотрудника, больничный бухгалтера предполагает, что его обязанности будут выполняться руководителем. Освоение функций ответственного бухгалтера, передача текущих дел и адаптация займут определённое количество времени, что скажется на качестве выполняемой работы: неполное освоение большого массива информации одного из сложнейших бизнес-процессов может привести к ошибкам и штрафам.
Отпуск по беременности и родам. Отпуск по уходу за ребенком. В данном, случае речь идет о долговременном отсутствие штатного бухгалтера на рабочем месте: отпуск по беременности и родам длится 140 дней (в некоторых случаях 194 дня), отпуск по уходу за ребенком может длиться 1,5 или 3 года – его продолжительность зависит от желания самой женщины. Важно отметить, что в данной ситуации руководителю не только придется временно взять на себя ответственность за ведение бухгалтерского учета и расчета заработной платы, но также рассмотреть варианты найма бухгалтера, который сможет заменить отсутствующего сотрудника. Важно отметить, что поиск, обучение и адаптация нового штатного специалиста – трудоемкий процесс, который также сопряжен с финансовыми затратами. Более того, с целью найма высокопрофессионального специалиста необходимо провести тестирование, что также предполагает затрату временных и финансовых ресурсов.
Увольнение. Один из наиболее распространенных рисков, который не может быть предупрежден – увольнение. Увольнение ответственного сотрудника также может привести к временным нарушением выстроенных процессов в сфере бухучета и расчета заработной платы. Однако, стоит отметить, что причиной увольнения бухгалтера может быть не только его собственное желание, но и невыполнение им должностных обязательств. В такой ситуации, сложности для компании только увеличиваются: руководителю предстоит не только найти, обучить и адаптировать нового бухгалтера, но и предварительно наладить процессы и исправить ошибки уволенного сотрудника.
Таким образом, рассмотренные риски, которые появляются из-за «человеческого фактора», не могут быть предупреждены, что делает их действительно опасными. В описанных ситуациях работодатель оказывается полностью зависимым от штатного бухгалтера: болезнь или увольнение штатного сотрудника могут нарушить и затруднить ведение бухучета, сдачи отчетности и расчета заработной платы, а также изменить сопутствующие внутренние процессы компании. Так, при отсутствии бухгалтера его функции может выполнять руководитель, однако неполное освоение тонкостей бухгалтерского учета и высокая нагрузка могут снизить качество работа, что может привести к следующим ошибкам и последствиям:
- Просрочка по зарплате влечет за собой ответственность согласно п. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ в размере до 30 тыс. руб. и дисквалификацию ответственного лица до 3 лет, если просрочка была менее 2 месяцев. Если работодатель не выплачивал зарплату больше 2 месяцев или выплачивал ее частично (менее 50%) свыше 3 месяцев, то мере наказания будут строже: согласно ст. 145.1 УК РФ штраф может составить до 500 тыс. руб., а срок лишения свободы и дисквалификация составит до 5 лет.
- Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности. В данном случае речь идет о занижение или искажение сумм НДФЛ и взносов в некрупном размере (не менее чем на 10%), мера ответственности согласно ст. 15.11 КоАП РФ составляет до 20 тыс. руб. и до 2 лет дисквалификации. Полная неуплата НДФЛ и взносов свыше 5 млн. руб. за три года может привести к ответственности по ст. 199 УК РФ, а именно штрафу до 500 тыс. руб., дисквалификации до 3 лет и лишению свободы до 6 лет.
Таким образом, сотрудничество со штатным бухгалтером сопряжено со многим рисками, наиболее значимые из которых – риски, возникающие по причине «человеческого фактора». Особенность этих рисков в том, что они не поддаются контролю, являются постоянными спутниками штатных работников и влекут за собой те же последствия, что и прогнозируемые риски. Единственным способом защиты от данных рисков является передача задачи расчета заработной платы на аутсорс. Далее мы рассмотрели главные достоинства аутсорсинговой компании, которые обезопасят вас даже от непредсказуемых изменений.
Аутсорсинг или штатный бухгалтер?
Страхование рисков. Данное преимущество является одним из ключевых: все штрафы и иные виды наказаний за ошибки провайдера будут полностью компенсированы. Более того, если сотрудник провайдера, который входит в команду, занимающуюся обслуживанием клиента, уволится или заболеет, то штат провайдера обеспечит равноценную замену без потери качества. Важно отметить, что страхование рисков предусмотрено не у всех компаний, однако ответственные провайдеры, обладающие хорошей репутацией на рынке аутсорсинговых услуг, несут финансовую ответственность за свои ошибки.
Другим значимым достоинством аутсорсинговых компаний является наличие у крупных провайдеров многоступенчатой система отбора кандидатов, отлаженной системы аттестации и повышения квалификации, что обеспечивает клиентам сотрудничество с высококлассными специалистами, обслуживание клиента и минимизацию вероятности допущения ошибок. Более того, клиентов обслуживают отраслевые отделы, что обеспечивает эффективное юридическое и бухгалтерское сопровождение, что поможет избежать финансовых рисков.
Высокопрофессиональные провайдеры несут ответственность за конфиденциальность данных своего клиента, о чем говорится в договоре. Крупные компании проходят ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27001, который подтверждает высокий уровень информационной безопасности в компании. Соответствие стандарту – гарант сохранности персональных данных ваших сотрудников.
В настоящее время на рынке аутсорсинга бухгалтерского учета одной из крупнейших компаний, согласно рейтингу RAEX, является компания Acsour. Наши эксперты имеют многолетний опыт плодотворной работы, о чем свидетельствуют наши завершенные и текущие проекты: наши клиенты представлены компаниями из 400 сфер, а их география составляет 33 страны мира.
Мы несем ответственность за конфиденциальность по договору, который заключается с каждым клиентом. Ежегодный аудит на соответствие стандарту ISO 27001:2013 является гарантом сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Компания Acsour оказывает широкий спектр услуг, в том числе и аутстаффинг: мы берем на себя поиск подходящего кандидата, собеседования, оформление в штат, ведение кадровых документов, а также выступаем в качестве работодателя для персонала заказчика. Данная услуга позволяет оперативно увеличить количество персонала для решения срочных задач, а также оптимизировать затраты на сотрудников, сохранив при этом качество работы.
Acsour рад поделиться новейшими разработками наших экспертов: каждый новый клиент Acsour бесплатно получает HR-бота. Telegram-бот – незаменимый помощник кадровика, благодаря которому многие задачи будут выполнятся автоматически:
Доставка расчетных листков: сотрудник в любой момент сможет получить расчетный листок за необходимый период.
Персональные данные: бот обеспечит мгновенное предоставление информации из базы данных работодателя
Баланс отпусков: сотрудник в любой момент может получить информацию о текущем количестве дней отпуска без обращения в кадровый отдел
