ФНС вводит новый порядок обмена электронными счетами-фактурами с 1 октября 2025 года

Бизнесу рекомендуют готовиться к новому формату документооборота, который упростит контроль за сроками и контрагентами.

С 1 октября 2025 года российские компании столкнутся с революцией в электронном документообороте: ФНС вводит обязательный порядок обмена счетами-фактурами через универсальные сообщения. Новый механизм (проект приказа) заменит действующие правила Минфина и исключит необходимость ЭЦП для подтверждения операций.

Что изменится на практике

• Вместо громоздких процедур – единый формат: привычные извещения о получении ЭСФ и уведомления об уточнении заменят лаконичные сообщения через операторов ЭДО.
• Без электронной подписи: подтверждение документов упростится технически.
• Прозрачность как норма: классификатор причин отправки (с возможностью дополнения) сделает коммуникацию с контрагентами структурированной.
• Роуминг без барьеров: новые правила заработают даже при обмене между разными платформами ЭДО.

Почему бизнесу стоит отнестись серьезно

1. Сроки выставления ЭСФ выйдут на первый план
2. Автоматизированный контроль упростит ФНС отслеживание нарушений 5-дневного лимита (ст. 168 НК РФ). В том числе стоит учитывать возможные технические задержки для соблюдения сроков.
3. Фиктивные сделки будет сложнее скрыть
4. Централизация данных через операторов повысит видимость транзакций для налоговой. Эксперты подтверждают: это усилит борьбу с «однодневками».
5. Риски для неготовых компаний:

• Сбои в цепочках поставок из-за несовместимости ЭДО;
• Отказы в вычетах по НДС при технических ошибках;
• Штрафы за несоблюдение регламента.

Как подготовиться без спешки

• Проверить «здоровье» систем: запросите у вашего оператора ЭДО план перехода на новый формат.
• Адаптировать договоры: пропишите в соглашениях с контрагентами правила использования кодов причин.
• Назначить ответственных: закрепите в регламентах круг лиц, уполномоченных отправлять сообщения.

«Уже летом стоит запустить тестовый обмен с ключевыми партнерами», – советуют в ФНС. Операторы ЭДО обязаны обновить ПО до 1 октября.

Для компаний, которые предпочитают минимизировать риски:

Acsour предлагает комплексную поддержку учета, включая адаптацию бухгалтерских процессов под новые требования.