Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Алгоритм действий при утере документов в организации, применяющей УСН. Сроки хранения документов.
Публикации \ 20.06.2013

Отсутствие документов позволяет  налоговым органам воспользоваться правом, предоставленным им подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, и определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов. В такой ситуации сумма налога может оказаться значительно выше, что приведёт к их доначислению, а также наложению штрафов и пеней.
Если документы утеряны, вследствие чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, авария), необходимо получить в соответствующей инстанции справку, акт или другой документ, подтверждающий данное происшествие. Это обезопасит Вас от штрафных санкций или поможет получить отсрочку в случае истребования утерянных документов различными инспекциями или фондами.
Важно знать, в соответствии с п.5 ст. 93 НК РФ в ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков) документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков). Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Как правило, для начала необходимо провести инвентаризацию имеющихся документов, чтобы выяснить, что именно у Вас отсутствует.  Для  этого приказом руководителя создаётся комиссия, которая определяет причину утери, составляет перечень утерянных документов, и определяет пути их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом.

Особое внимание стоит обратить на сроки хранения документов. Возможно, часть из утерянного Вам восстанавливать не потребуется, в связи с истёкшим сроком.
Необходимо восстановить только те документы, срок хранения которых не истёк.

     В соответствии со ст. 29, Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Конкретные сроки приведены в Перечне, утверждённом Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Сроки хранения некоторых из них представлены ниже.

Срок хранения документов   

Срок хранения документов

Документ

Не менее 10 лет

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, Книги учета доходов и расходов организаций

5 лет

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей,  Налоговые декларации по всем видам налогов,




Особое внимание, нужно уделить кадровым документам, так как срок хранения некоторых из них достигает 75 лет.

Ниже приведена таблица по срокам хранения.

Срок хранения документов

Документ

Все время существования компании

Положение о защите персональных данных, Коллективный договор, Правило трудового распорядка, Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании), Положение о системе обучения, Приказы по основной деятельности

75 лет

Трудовой договор, Приказ о приеме на работу, Личная карточка, Личное дело, Приказ о переводе на другую работу, Приказ об увольнении, Табель учета рабочего времени, Список работников, работающих на вредном производстве

50 лет

Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним), Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей), Список работников, уходящих на льготную пенсию

5 лет

Штатное расписание (ф.Т-3), Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках, Договор о материальной ответственности, График сменности

1 год

График отпусков




Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения доходы (ставка 6%) могут не восстанавливать первичные документы, относящиеся к расходам. Если же в качестве объекта налогообложения выбраны доходы, уменьшенные на величину расходов (ставка 15%) восстановить придётся все документы.
В случае если учёт ведётся в электронном виде, мы бы предложили следующий адгоритм действий. Бухгалтерские и налоговые регистры распечатываем заново. Первичные документы, касающиеся покупателей, распечатываем и передаём им на подпись. Первичные документы, полученные от поставщиков, запрашиваем повторно. Банковские выписки, платёжные поручения распечатываем с банк-клиента, либо запрашиваем в банке.
Если учёт вёлся на бумажных носителях.
Первым делом восстанавливаем банковские документы, на основании них начинаем восстанавливать первичные документы. Далее бухгалтерские и налоговые регистры.
Также в обоих случаях необходимо провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности по всем счетам, перечень контрагентов подскажет банковская выписка. Это поможет более чётко понять, каких документов не хватает. Копии сданных Вами деклараций можно запросить в соответствующих налоговых и фондах. Восстановить договоры, Вам помогут контрагенты.
Оригинал или копия.
Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как подтверждает практика судебных решений, при утрате первичных документов, налогоплательщик может подтвердить свои расходы восстановленными копиями.

Если Вы столкнулись с проблемой восстановления, данный алгоритм поможет Вам быстро сориентироваться в ситуации, найти ответы на возникающие вопросы а также избежать возможных налоговых санкций.

Автор: Ямзя Елена, бухгалтер Acsour

Источник: Бухгалтерские Вести, Июнь 2013

 

 

 

Head of Business
Development Department:
Olga Filipova cell.: + 7 (931) 262-5352 phone: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com