Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Порядок формирования штатного расписания
Публикации \ 09.07.2013

 Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором оформляется структура, штатный состав и общая численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а так же возможных надбавок для каждой из должностей.

 В настоящее время обязательность работодателя по ведения штатного расписания не закреплена законодательно, и наличие данного локального нормативного акта носит рекомендательный характер.

Ни один законодательный акт не устанавливает обязанности работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается. В статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ трудовая функция сотрудника определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы. Однако это не означает, что организации такой документ не нужен.

На практике отсутствие у предприятия или компании штатного расписания, проверяющие органы воспринимают как нарушение законодательства о труде и охране труда, и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток, на основании статьи 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях Российской Федерации.

Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. К примеру, в случае увольнения сотрудников по сокращению штата и подачи с их стороны заявления в суд на работодателя, последнему будет довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным.

Таким образом, настоятельно рекомендуется всем работодателям не пренебрегать составлением штатного расписания. А вот по какой форме его составлять — рекомендательной или адаптированной под нужды организации — работодатель решает самостоятельно.

Для удобства составления штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.06.2004 г. №1. Данная форма не является обязательной, а носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, рекомендуется применять данную форму в работе, поскольку содержит все необходимые реквизиты.

 В унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание» вносятся сведения по следующим правилам:

 - наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции);

- код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации, в соответствии с «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Данные о нем берутся из информационного письма органа государственной статистики;

 - «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается №1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

 - «Дата составления». Указывается текущая дата, которая проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.». Следует учесть, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

 - в графе «На период» указывается период действия штатного расписания и дата его вступления в действие.  

  - в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа, которым был утвержден данный документ, а так же общее количество штатных единиц организации.

 Далее необходимо внести сведения о конкретных структурных подразделениях и должностях, а так же о предусмотренной заработной плате. Внесение необходимых сведений происходит в следующем порядке:

 - графа 1 «Наименование структурного подразделения». Правила, устанавливающие порядок внесения наименований структурных подразделений в штатное расписание, не установлены. Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам при выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении, существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список №1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список №2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях. Наименования подразделений указываются по группам: руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.); производственные подразделения; вспомогательные или обслуживающие подразделения. Как правило, расположение наименований структурных подразделений в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими). К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

 - графа 2 «Код» обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

  - графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель. Как правило, здесь применяется разделение по виду трудовой деятельности, т.е. должность предусматривается для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации), а понятие "профессия" относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом. Должности указываются в именительном падеже без сокращений. Если нормами законодательства предусмотрено предоставление дополнительных льгот при работе в определенной должности или выполнении определенного вида работ, то при разработке наименований должностей и профессий работодателю целесообразно использовать указанные в следующих документах:

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367);

- Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-93) (принят Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №298);

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37);

- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

 - графа 4 «Количество штатных единиц». Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Следует отметить, что, в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1), количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

 - графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за календарный месяц или единицу времени. Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

 При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

 Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

 Следует учесть, что так называемую "вилку" для окладов нельзя указывать в штатном расписании, так как согласно статье 22 Трудового кодекса РФ оплата должна быть равной за равный труд. Поэтому если в одном подразделении существует две штатные единицы по должности "специалист", то напротив каждой такой должности в этой графе должен указываться одинаковый размер оклада. Возможность выплачивать заработную плату (а не должностной оклад) в большем размере одному из работников может быть реализована путем установления ему надбавок или иных доплат (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 27.04.2011 №1111-6-1).

 При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

 - графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени.

В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты». Руководствуясь общепринятыми установками, можно определить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

 - графа 9 «Всего в месяц» заполняется в том случае, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В данном случае, в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие.

 - графа 10 «Примечание» предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

 После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

 Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

 Оформленное надлежащим образом и утвержденное штатное расписание хранится по месту разработки и утверждения постоянно, в соответствии с требованиями приказа Министерства культуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08. 2010 г. №558.

 В статье использованы документы:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (в ред. от 07.06.2013)
  2. Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации от 30.12.2001 №195-ФЗ (в ред. от 07.05.2013)
  3. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.06.2004 г. №1
  4. Приказа Министерства культуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08. 2010 г. №558
  5. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 27.04.2011 №1111-6-1

 

Автор: Екатерина Лем, специалист по кадровому делопроизводству, Acsour

Источник: Бухгалтерские Вести, Июль 2013 

 

 

 

Head of Business
Development Department:
Olga Filipova cell.: + 7 (931) 262-5352 phone: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com