Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Порядок выдачи денег подотчетным работникам
Публикации \ 14.06.2017
Практически в каждой организации возникает необходимость в выдаче денежных средств сотрудникам подотчет. Для этого руководителю и бухгалтеру стоит разобраться в том, как оформить выдачу подотчетных средств в соответствии с законодательством РФ. Так как в случае нарушения установленных правил на должностных лиц может быть наложена административная ответственность.

 Основные положения

Подотчетные суммы - это денежные средства, которые выдаются работникам организации с целью осуществления определенных расходов, например:

- покупки товарно-материальных ценностей;

- осуществления расходов в командировке;

- расчетов по договорам, заключенным от имени организации.

Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании учетной политики, либо на основании приказа. Ими могут быть не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с организацией в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 №29-1-1-6/7859). Стоит отметить, что при составлении договора гражданско-правового характера лучше сразу включить в него виды расходов, на которые могут выдаваться подотчетные средства.

Для выдачи подотчетных сумм сотрудник должен составить заявление в произвольной форме на имя директора организации или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. К обязательным реквизитам заявления о выдаче подотчета относятся:

- сумма запрашиваемого подотчета;

- период, на который предоставляются подотчетные деньги;

- подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);

- подпись подотчетного лица;

- дата составления.

Также в заявлении о выдаче денег в подотчет рекомендуется указать конкретную цель получения денежных средств. Хотя это и не установлено законом формально, но согласно п. 6.3 указания Банка России №3210-У (ред. от 03.02.2015) отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица».

В том случае, если рабочими обязанностями сотрудника организации предусмотрено постоянное использование подотчетных сумм, то целесообразно будет утвердить отдельный приказ об их регулярной выдаче. Тогда сотруднику не придется подавать каждый раз заявление на выдачу подотчетных средств.

Срок выдачи подотчетных средств сотруднику устанавливается локально-нормативным актом организации. Но срок возврата средств установлен законом. Он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания Банка России №3210-У). Таким образом, сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться по нему в течение 3 дней и/или вернуть остаток денег организации. При командировках этот срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы, что разрешено согласно абзацу 2 части 2 статьи 137 Трудового кодекса.

Выдача денег подотчет может происходить не только наличными, но и путем перевода на банковскую карту сотрудника с расчетного счета организации. Такое положение отражено в письме Минфина РФ от 25.08.2014 №03-11-11/42288.

Выдача наличных подотчетных средств из кассы

Как указывалось ранее, российские организации вправе выдавать наличные деньги на нужды, связанные с осуществлением деятельности юридического лица. Какие-либо лимиты максимального размера выдаваемой подотчетной суммы законодательством не установлены, поэтому организации могут самостоятельно утвердить лимит в учетной политике или ином локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя).

Основной нормативный документ, на который нужно опираться при возникновении необходимости выдачи наличных подотчетных сумм сотрудникам организации - это указание Банка России от 11.03.14 №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (ред. от 03.02.2015).

После того как сотрудник подал заявление на имя руководителя о выдаче денежных средств, необходимо проверить, не числится ли за сотрудником задолженность по ранее полученным подотчетным суммам. Наличие задолженности говорит о том, что сотрудник не отчитался за прошлые выданные под отчет денежные средства, и выдавать новую сумму ему нельзя (п. 6.3 указания Банка России №3210-У). Выдача сумм сотруднику при наличии задолженности перед компанией может привести к административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины.

Если же задолженности за сотрудником не числится и заявление подписано руководителем, оформляется расходный кассовый ордер, на основании которого выдаются подотчетные средства из кассы. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88 (в ред. от 03.05.2000 №36) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Кассовый ордер может оформить (п. 4.2 указания Банка России №3210-У):

- главный бухгалтер;

- бухгалтер или иное должностное лицо, определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, с которой заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Расходный кассовый ордер должен быть подписан кассиром (или иным уполномоченным должностным лицом) и сотрудником, получившим подотчетные средства. По оформленному ордеру производится запись в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов и подписываются главным бухгалтером, бухгалтером или руководителем организации. Следует иметь в виду, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Если же сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным на производственные нужды, то такие денежные средства подлежат возврату в адрес организации. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер по форме КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88).

Перевод подотчетных средств на карту сотрудника с расчетного счета

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, который устанавливает порядок перечисления подотчетных сумм на карту сотрудника. Упомянутое ранее указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У регулирует выдачу только наличных подотчетных средств.

Однако, согласно положению ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 №266-П организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное физическое лицо. Данная позиция также подтверждается и официальными разъяснениями Минфина РФ и ФНС:

- письмо Минфина РФ от 05.10.2012 №14-03-03/728;

- письмо Минфина РФ от 25.08.2014 №03-11-11/42288.

В п.2 положения ЦБ от 24.12.2004 №266-П также уточняется список расходов, которые разрешено оплачивать ИП и организациям через карту уполномоченного физлица:

- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;

- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;

- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Подотчетные денежные средства, которые перечислены на карту сотрудника, при проверке федерально налоговой службой (или ПФР и ФСС) могут быть отнесены инспекторами к заработной плате сотрудника. Следствием чего станет доначисление налога на доходы физических лиц, страховых сборов и штрафных санкций. Во избежание этого рекомендуется включить в учетную политику пункт о том, что выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме, а также следующее:

1. При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации

2. Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме - в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации или в наличной форме - в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации.

Денежные средства перечисляются сотрудникам на основании подписанного руководителем заявления на перечисление подотчетных средств. Кроме упомянутых ранее обязательных реквизитов такого заявления, оно может содержать также банковские реквизиты, на которые сотруднику необходимо перечислить денежные средства.

Расчеты по корпоративной банковской карте

Еще одним способом выдачи денежных средств сотруднику является выдача ему корпоративной карты. Ее разрешается использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. №266-П). В соответствии с п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. №266-П карта может быть:

- только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);

- кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);

- дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Выбор той или иной карты обусловлен целями, для которых она выдается сотруднику, а также определенной степенью доверия к сотруднику. Например, если карта оформляется на руководителя организации для ее использования в командировках, в т. ч. заграничных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по овердрафту или кредиту, так как «лишние» деньги могут понадобиться. Если же карта выдается офис-менеджеру или секретарю для осуществления регулярных мелких закупок в пределах бюджета, тогда оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

На счетах бухгалтерского учета организации факт выдачи карты сотруднику не отражается, так как сама карта является собственностью банка, который выдал ее. Организация может вести учет выпускаемых карт в специальном журнале или вести учет доверенностей, которые были выданы сотрудникам на получение карты в банке.

Если в организации применяются корпоративные карты, то рекомендуется утвердить локальный нормативный акт по порядку использования карт и представлению отчетов по использованным денежным средствам. Это поможет избежать возможных споров с налоговыми органами по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Примером является ситуация, когда сотрудник снимает денежные средства с корпоративной карты через банкомат. В данном случае, налоговики могут посчитать, что следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации. То есть оприходовать по приходному кассовому ордеру и сразу же оформлять расходный кассовый ордер на выдачу под отчет сотруднику. Разумеется, подобная претензия налоговой имеет под собой достаточно слабые основания, так как фактически деньги в кассу организации не попадали. Однако во избежание подобных нюансов лучше все возможные варианты расходования средств сотрудником с карты и отчетов по ним прописать во внутренних нормативных актах.

Основные бухгалтерские проводки по выдаче подотчетных средств

Дт

Кт

Описание операции

71

50

Выданы деньги подотчетному лицу на приобретение канцтоваров

71

51

Перечислен аванс на командировку подотчетному лицу на банковскую карту

71

55

Сотрудник оплатил приобретенные для компании товары с корпоративной карты

55

51

Пополнение корпоративной карты с расчетного счета организации

71

55

1. Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.

2. Сотрудником получены наличные по карте

55

66

Использование кредитных средств банка (для кредитной карты и овердрафта)

 Некоторые спорные моменты по выдаче денежных средств сотрудникам

В данном блоке рассмотрим спорные ситуации, которые могут возникать при совершении операций по выдаче подотчетных сумм.

Операция

Решение

Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства

Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно

Сотрудник принес заявление на выдачу ему подотчетных средств на командировку, однако обнаружилось, что за ним числится задолженность перед организацией

Организация может выдавать под отчет денежные средства только тем сотрудникам, которые отчитались по ранее выданным суммам. Если работник не отчитался по ранее выданным средствам, то будет ошибкой выдавать ему снова средства под отчет.

Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель организации отсутствует

Операцию может оформить бухгалтер или финансовый директора на основании доверенности

Сотрудник просит выдать ему более 150 000 рублей под отчет

При выдаче подотчетных сумм сотрудникам предельный лимит не установлен. За исключением случаев, когда предельное значение лимита установлено в локальных нормативных актах

Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику

С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть, никаких нарушений кассовой дисциплины нет

Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности

Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты

Пример 1.

Заместителю директора ООО «Альбион» Мамонтову Р.С. 21 июня выданы денежные средства из кассы организации под отчет на командировку в г. Сургут на основании приказа на командировку и заявления.

В бухгалтерском учете будет оформлена проводка: Дебет 71 - Кредит 50 – на  сумму 11 000 руб. 

Пример 2.

Офис-менеджеру ООО «Кристалл» Ахполовой З.В. перечислены денежные средства на личную банковскую карту в размере 15 000 руб. на покупку канцтоваров для сотрудников организации.

В бухгалтерском учете будет сделана проводка: Дебет 71 - Кредит 51 – на  сумму 15 000 руб.

Пример 3.

Секретарю Ивановой Р.М. было поручено организовать представительское мероприятие. Для оплаты всех расходов ей была выдана корпоративная карта.

16 марта Иванова Р.М. оплатила со своей корпоративной карты счет ресторана. Это подтверждает банковская выписка за этот день. Бухгалтер отразит следующую бухгалтерскую запись: Дебет 71 – Кредит 55

В данном примере следует обратить внимание на то, что в момент перечисления денежных средств сотруднику проводка по выдаче под отчет не делается. Бухгалтерская запись появляется в момент списания денежных средств с корпоративной карты.

Автор: Габуева Кристина

Источник: Бухгалтерские вести, май, 2017

Head of Business
Development Department:
Olga Filipova cell.: + 7 (931) 262-5352 phone: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com