Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Учет расходов по служебным командировкам
Публикации \ 14.06.2017

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания.

Необходимость направить работника в командировку может возникнуть по разным причинам: заключение договора, участие в переговорах, покупка имущества и т.д.

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер – не являются командировками. (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Для отправления сотрудника в командировку необходимо письменное распоряжение работодателя – приказ о направлении в командировку (ст. 166 ТК РФ). Форма не установлена, поэтому организации могут разрабатывать свой документ. В котором необходимо указать Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение, место назначения (страна, город, организация), срок и цель командировки, даты начала и окончания поездки, наименование организации. Приказ подписывает руководитель организации.

Трудовым законодательством РФ установлены ограничения направления в командировки отдельных групп сотрудников. В командировку не могут быть направлены:

1)      беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

2)      работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

3)      работники в период действия ученического договора — в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Только с письменного согласия можно направлять в командировку:

1)      женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку;

2)      матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

3)      работников, имеющих детей-инвалидов;

4)      работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

На основании приказа руководителя о направлении в командировку необходимо выдать аванс в сумме суточных и других предполагаемых расходов. Организация может установить свои формы документов в локальном акте, например, образец сметы командировочных расходов, на основании которой рассчитывается аванс на предполагаемые расходы.  

Статься 168 Трудового кодекса РФ регулирует вопросы возмещения денежных расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно данной статье работодатель обязан возмещать работнику:

1)      Расходы на проезд;

2)      Расходы по найму жилого помещения;

3)      Дополнительные расходы, связанные с проживание вне места постоянного жительства;

4)      Иные расходы, произведенным работником с разрешения работодателя.

Из статьи 168 ТК РФ следует, что при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за дни проведенные в пути, а так же праздничные и выходные. Работник не ограничен в том, как тратить суточные и отчитываться за них не обязан.

Действующем законодательством размер суточных не установлен, работодатель сам устанавливает размер суточных и закрепляет это в локальном нормативном акте.

Для целей налогового учета установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование в пределах:

1) 700 рублей в день при командировках по России;

2) 2500 рублей в день при командировках за границу.

Важное значение для расчета суточных имеет порядок определения количества дней командировки. 

1)      Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках);

2)      Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках);

3)      При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки;

4)      Командировка может как длительной, так и однодневной. Действующим законодательством Российской Федерации не ограничивается срок нахождения работника организации в служебной командировке.  Но так как согласно ст.166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на определенный срок, установленный для выполнения работником конкретного служебного поручения, следовательно, командировка не может быть бессрочной;

5)      Продолжительность командировки определяется до ее начала, для правильного расчета аванса, перечисляемого сотруднику.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п.11 Положения №749).  Однако работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п.20 Положения №749).

По возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет для обоснования понесенных расходов не позднее трех дней:

1)      Для подтверждения расходов на проезд – распечатанный электронный билет и посадочные талоны, квитанции такси, чеки ККТ и документы, подтверждающие использование личного транспорта.

2)      Для подтверждения расходов на проживание - счет гостиницы, чеки ККТ, договор о найме жилого помещения, квитанция к приходному кассовому ордеру.

3)      Для прочих расходов – багажные квитанции, документы подтверждающие оплату связи т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. 

Учет командировок в РФ.

Так как в командировку работник отправляется в связи с производственной необходимостью и служебной деятельностью, командировочные расходы должны учитываться на любом из счетов производственных затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы»), а также на тех счетах учета, на которых формируется фактическая себестоимость продукции или первоначальная стоимость приобретенного имущества.

Схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам представлена в Таблице 1:

Таблица 1.

Корреспонденция счетов

 

 

Содержание хозяйственной операции

Дт

Кт

 

71

 

51

сумма денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета на расчетный счет работника для целей командировки

 

71

50

сумма наличных денежных средств, выданных под отчет командированному работнику

 

 

25

 

 

71

сумма командировочных расходов подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов; командировочные расходы цехового персонала (мастера или начальника цеха)

 

 

 

26

 

 

71

сумма командировочных расходов подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов; командировочные расходы управленческого персонала; оплата услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы.

 

10; 15

 

71

сумма командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов;

 

 

20

 

 

71

сумма командировочных расходов, включаемые в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства; списание затрат в случае, когда для выполнения служебного задания командируется рабочий основного производства

 

 

23

 

71

сумма командировочных расходов, включаемых в фактическую себестоимость продукции, работ, услуг вспомогательных производств

 

44

 

71

сумма командировочных расходов работников, если они выполняют служебные задания, связанные с реализацией продукции; организации торговли и общественного питания могут списывать в Дебет 44 счета расходы всех сотрудников

 

91

 

71

сумм командировочных расходов по командировкам, связанным с прочей деятельностью организации, а также по командировкам в связи с чрезвычайными обстоятельствами или ликвидацией их последствий;

 

51

 

71

сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

50

71

сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации

 

70

 

71

сумма неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанная с заработной платы командированного сотрудника

Пример 1.

10.03 перечислены денежные средства  подотчет на командировочные расходы в г. Саратов  сотруднику в размере 12 000 руб. Командировка состоялась с 12.03 по 17.03. Продолжительность проживания в гостинице с 13.03 по 16.03 (4 дня). 18.03 Предоставлен авансовый отчет с подтверждающими документами: Стоимость проживания в гостинице  1 890 руб. в сутки. Расходы на проезд в обе стороны 7 900 руб. (билеты куплены работодателем). Кроме того, сотрудник оплатил интернет в гостинице 300 руб. Предоставил квитанции на услуги такси от вокзала в г. Саратов до гостиницы на сумму 220 руб. Суточные, согласно локальному нормативному акту по внутрироссийским командировкам - 700 руб. в день

Дата

Корреспонденция счетов

 

Сумма, руб

Содержание хозяйственной операции

Дт

Кт

 

10.03

 

76

 

51

 

7 900

Списаны с расчетного счета денежные средства на покупку билетов для целей командировки

10.03

71

76

7 900

Билеты выданы подотчетному лицу

 

 

10.03

 

 

71.1

 

 

51

 

 

12 000

Перечислены денежные средства командированному работнику непосредственно с расчетного счета на расчетный счет работника для целей командировки

 

18.03

 

44

 

71.1

 

7 560

Авансовый отчет: определены и списаны расходы на проживание

 

18.03

 

44

 

71.1

 

7 900

Авансовый отчет: определены и списаны расходы на проезд

 

18.03

 

44

 

71.1

 

300

Авансовый отчет: определены и списаны расходы на интернет

18.03

44

71.1

220

Авансовый отчет: определены и списаны расходы на такси

18.03

44

71.1

4 200

Авансовый отчет: определены и списаны суточные за 6 дней

 

 

18.03

 

 

71.1

 

 

51

 

 

280

Возмещен перерасход денежных средств командированному работнику непосредственно с расчетного счета на расчетный счет работника

Учет зарубежных командировок.

При направлении сотрудника в командировку заграницу необходимо учитывать несколько особенностей.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных за период заграничных командировок меняется. На территории иностранных государств суточные выплачиваются в размере, установленном для командировок в это государство, а по России суточные выплачиваются по нормам для внутрироссийских командировок. Исходя из этого, рекомендуется отдельно прописать размер суточных для командировок по России и отдельно – для командировок заграницу. Для командировок в иностранные государства суточные выплачиваются:

1)      за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

2)      за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

При направлении работника в командировку на территории двух и более государств суточные за дни пересечения границ государств выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. Даты пересечения границ подтверждаются отметками в паспорте о пересечении границ и проездными документами.

Аванс сотруднику может быть выдан в рублях и валюте, но бухгалтерский учет командировочных расходов в валюте ведется в рублях.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если денежные средства выдаются в валюте, то расходы в валюте необходимо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату аванса.

Если командировочные выдавались в наличной форме, то расходы необходимо конвертировать по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки принимается курс на дату выдачи аванса в рублях по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации. (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример 2.

Согласно приказу менеджер отдела продаж командирован в Берлин для согласования контракта импорта и подписания протокола о намерениях на импорт.  26.03 из кассы подотчетному лицу выдано 2000 евро. 10.04 Подотчетным лицом предоставлен авансовый отчет с подтверждающими документами. Согласно авансовому отчету было потрачено 1700 евро. Подтверждающие документы: 1) расходы на проживание – по 70 евро за 13 суток; 2) проездные документы в Берлине – 90 евро; 3) суточные 700 евро. Командировка с 26.03 по 9.04

Официальные курсы:

26.03: 1 евро – 75 р.;

10.04: 1 евро – 75,80 р.

Дата

Корреспонденция счетов

 

Сумма, руб.

Содержание хозяйственной операции

Дт

Кт

26.03

71.2

50.1.2

2000*75= 150 000

Выдана из кассы валюта подотчетному лицу

 

10.04

 

44

 

71.2

910*75=  68 250

Авансовый отчет: определены и списаны расходы на проживание

 

10.04

 

44

 

71.2

 

90*75=

6 750

Авансовый отчет: определены и списаны расходы на проезд в Берлине

10.04

44

71.2

700*75=  52 500

Авансовый отчет: списаны суточные

10.04

50.1.2

71.2

300*75,80 = 22 740

Сдача неиспользованного остатка в кассу

 Организации вправе осуществлять операции, связанные с заграничными командировками с использованием банковских карт. Движение денежных средств следует отражать на счете 55 «Специальные счета в банка», в составе которого могут быть открыты субсчета по видам карт.

Пример 3.

1.06 с текущего валютного счета перечислено 4000 евро на счет по корпоративной карте руководителю отдела маркетинга. 3.06 Держатель карты снял 380 евро. 5.06 картой оплачен проезд такси в г. Париж 20 евро. 11.06 с карты списаны денежные средства за проживание в гостинице 1600 евро. Кроме того, сотрудник оплатил дополнительные расходы в гостинице 80 евро наличными. 12.06 сотрудник предоставил авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами. Среди документов есть авиабилет Москва-Париж, приобретенные 6.06 за 15 000 рублей. Суточные во Франции 50 евро в сутки. Билет Париж-Москва куплен за наличные денежные средства - 300 евро.

Официальные курсы ЦБ:

1.06: 1 евро – 68 р.;

3.06: 1 евро – 68,5 р.;

5.06: 1 евро – 70 р.;

11.06: 1 евро – 70,8 р;

12.06: 1 евро – 71 р.;

13.06: 1 евро – 71,20 р.;

Срок командировки: 1.06 по 11.06

Дата

Корреспонденция счетов

 

Сумма, руб.

Содержание хозяйственной операции

Дт

Кт

 

01.06

 

55

 

52.1.2

4000*68= 272 000

Перечислен аванс на специальный банковский счет корпоративной карты

03.06

71

55

380*68,5 = 26 030

Снятие подотчетным лицом денежных средств

05.06

71

55

20*70 = 1400

С корпоративной карты оплачено такси

11.06

71

55

1600*70,8 = 113 280

С корпоративной карты оплачена гостиница

 

12.06

 

44

 

71

 

15 000

Утвержден авансовый отчет: списаны расходы на авиабилет Москва-Париж

 

12.06

 

44

 

71

300*68,5 =  20 650

Утвержден авансовый отчет: списаны расходы на билет Париж-Москва

 

12.06

 

44

 

71

 

1600*70,8 = 113 280

Утвержден авансовый отчет: списаны расходы на проживание в гостинице (с корпоративной карты)

 

12.06

 

44

 

71

 

80*68,5 = 5480

Утвержден авансовый отчет: списаны расходы на проживание в гостинице (оплата наличными)

 

12.06

 

44

 

71

20*70 =   1400

Утвержден авансовый отчет: списаны расходы на такси

 

12.06

 

44

 

71

10*50*71 = 35 500

Утвержден авансовый отчет: списаны суточные в Париже (10 дней)

 

12.06

 

44

 

71.2

 

700

Утвержден авансовый отчет: списаны суточные в РФ (1 день)

12.06

71

51

15 700

Возмещение подотчетному лицу расходов в рублях

 

13.06

 

52.1.2

 

55

4000-20-1600-380= 2000*71,20= 142 400

 

Возврат неиспользованного остатка

Автор: Вдовина Алла

Источник: Бухгалтерские вести, май, 2017

 

 

Head of Business
Development Department:
Olga Filipova cell.: + 7 (931) 262-5352 phone: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com