Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Accounting and HR outsourcing
Учет ценных подарков работникам
Публикации \ 28.07.2015

Порядок учета расходов на ценные подарки для работников зависит от цели поощрения. Важно подготовить правильное обоснование и соответствующие документы.

Довольно часто встречается ситуация, когда компания поощряет своего сотрудника ценным подарком. В соответствии с Трудовым кодексом работодатель вправе поощрить работника за добросовестное исполнение им трудовых обязанностей путем выплаты премии, объявления благодарности, награждения почетной грамотой или ценным подарком (ст. 191 ТК РФ). Также поводом может служить любой праздник, например, день рождения, 23 Февраля, 8 Марта и т.д. В статье мы рассмотрим каким образом следует отражать в учете понесенные на поощрение расходы и как правильно оформлять такого рода хозяйственные операции.

Обоснование расходов

Минфин России считает, что если поощрение работника ценным подарком связано с его профессиональными достижениями и предусмотрено трудовым (коллективным) договором, то расходы уменьшают базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291, от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329).

При этом для целей обложения НДС, передача компанией подарков является премированием, а не безвозмездной реализацией товаров (работ, услуг). В первую очередь потому, что безвозмездная передача предполагает, что одаряемый не совершает никаких встречных действий в отношении работодателя (пост. ФАС УО от 19.01.2010 № Ф09-10766/09-С2, от 29.12.2009 № Ф09-9886/09-С2, от 26.12.2006 № Ф09-6447/06-С7, от 23.01.2006 № Ф09-6256/05-С2, ФАС МО от 16.05.2008 № КА-А40/11102-07). Соответственно, «входной» НДС по приобретенным подаркам к вычету не принимается, поскольку отсутствует объект обложения НДС.

Если же подарок вручается в честь юбилея или какого-либо другого праздника, не имеющего прямого отношения к деятельности компании, а поощрение не предусмотрено трудовым (коллективным) договором, то стоимость подарка не уменьшает налог на прибыль (письмо Минфина России от 08.06.2010 № 03-03-06/1/386) и облагается НДС (п. 1 ст. 39, п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 19.08.2013 № 13-11/083321@). База по НДС при этом определяется как рыночная стоимость подарка, то есть в сумме, равной стоимости его приобретения без «входного» НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ, письмо Минфина России от 22.01.2009 № 03-07-11/16). «Входной» НДС можно принять к вычету в полном объеме при наличии счета-фактуры с выделенной суммой налога и первичных учетных документов (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, письма Минфина России от 10.04.2006 № 03-04-11/64, от 31.03.2005 № 03-04-11/71).

Таким образом, обосновать возможность включения расходов на поощрения, связанные с профессиональными достижениями, в расчет базы по налогу на прибыль можно следующими доводами. Согласно Налоговому кодексу перечень расходов на оплату труда является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ). Следовательно, к таким расходам, помимо всех прямо поименованных выплат, можно отнести и затраты на ценные подарки. При этом данный вид поощрения обязательно должен быть предусмотрен трудовым и (или) коллективным договором.

При награждении должен быть составлен приказ (распоряжение) о поощрении работника (можно использовать унифицированную форму № Т-11 (№ Т-11а при поощрении нескольких сотрудников) (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В графе «Мотив поощрения» следует указать конкретное трудовое достижение (см. образец ниже).

Образец приказа о поощрении нескольких сотрудников

Отметим, что ранее Минфин России высказывался по рассматриваемому вопросу и в другом ключе (письмо Минфина России от 22.04.2010 № 03-03-06/2/79). Основная мысль письма состояла в том, что расходы, связанные с покупкой подарков для награждения работников за трудовые успехи (осуществляемые на основании трудового договора и локального нормативного акта (правил внутреннего трудового распорядка)), являются стимулирующими выплатами, которые могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль (п. 2 ст. 255 НК РФ).

Однако здесь возникает спорный момент. Подарок по своей сути не является выплатой. Поэтому считаем, что способ обоснования расходов как стимулирующей выплаты является рискованным и может привести к налоговым спорам.

НДФЛ и страховые взносы

Получение ценного подарка является доходом сотрудника в натуральной форме и облагается НДФЛ. При этом налог надо уплачивать только с суммы стоимости, превышающей 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Если же придерживаться позиции, что ценный подарок — это стимулирующая выплата (то есть считать его оплатой труда в натуральной форме), опять возникает спорный момент. По нашему мнению, в таком случае неудержание НДФЛ со всей суммы (в том числе и 4000 рублей) неправомерно.

В части страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС ситуация неоднозначна. По общему правилу объектом обложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые компаниями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Соответственно, и сумма дохода по ценному подарку полностью облагается страховыми взносами, в том числе и взносами на травматизм.

Что касается подарков, врученных в честь праздника, то согласно позиции ФАС Северо-Западного и Западно-Сибирского округов (пост. ФАС СЗО от 20.02.2014 № Ф07-184/14, ФАС ЗСО от 08.05.2013 № Ф04-1405/13), их стоимость не учитывается при расчете базы по страховым взносам. Судьи указали, что такая передача осуществляется на основании гражданско-правовых сделок, предметом которых является переход права собственности. Она непосредственно не связана с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсирующей выплатой, имеет разовый и необязательный характер. Стоимость подарков определяется вне зависимости от стажа сотрудника и результатов его работы.

Таким образом, при вручении подарка работнику в честь праздника компания должна оформить договор дарения в письменном виде. В этом случае при передаче подарка у нее не возникает объекта обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, письма Минздравсоцразвития России от 12.08.2010 № 2622-19, от 19.05.2010 № 1239-19, от 07.05.2010 № 10-4/325233-19).

Отметим, что согласно гражданскому законодательству (п. 2 ст. 574 ГК РФ), договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3000 рублей. Однако в Законе № 212-ФЗ нет указания на это ограничение, поэтому стоимость подарка в данном случае не имеет значения.

В качестве письменного договора дарения можно использовать документы, в которых отражена воля обеих сторон (см. образец ниже).

Образец договора дарения при вручении подарка работнику в честь праздника

 

Общество с ограниченной ответственностью «Актив» в лице генерального директора Матвеева Д.А., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Писарев С.Т, далее именуемый «Работник», с другой стороны (далее по тексту – Стороны) заключили настоящий договор о нижеследующем.

 

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. В соответствии с настоящим договором Работодатель обязуется безвозмездно передать 

Работнику микроволновую печь (далее по тексту – подарок).

1.2. Подарок считается переданным Работодателем в момент подписания Работником настоящего договора и фактической передачи подарка.

1.3. Стоимость подарка составляет 3500 рублей.

 

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работник вправе в любое время до передачи ему подарка по настоящему договору 

отказаться от его получения. В этом случае настоящий договор считается расторгнутым. Отказ от получения подарка по настоящему договору должен быть совершен в письменной форме.

2.2. Работодатель вправе отказаться от исполнения настоящего договора в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством РФ.

 

3. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

3.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами по вопросам, не
нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.

3.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

 

4. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

 

4.1. Во всем, что не предусмотрено настоящим договором, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ.

4.2. По соглашению Сторон в настоящий договор могут быть внесены изменения или дополнения. 

Любые изменения или дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны Сторонами.

4.3. Все уведомления и сообщения также должны направляться в письменной форме путем вручения Стороне (ее представителю) под расписку или по почте, если вручение невозможно.

4.4. Договор составлен в двух экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй – у Работника.

 

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

5.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и заканчивает свое действие после выполнения Сторонами принятых на себя обязательств в соответствии с условиями договора.

5.2. Настоящий договор прекращается досрочно по соглашению Сторон.

Исходя из всего вышеизложенного, мы подготовили таблицу, которая кратко описывает, как необходимо учитывать подарки в части налога на прибыль, НДС, НДФЛ и страховых взносов.

 

Таблица. Как необходимо учитывать подарки в части налогов и страховых взносов

 

Также приведем пример учета расходов на ценные подарки для работников.

ПРИМЕР

В апреле 2015 г. компания на основании положения о премировании (возможность выплаты премий в соответствии с положением о премировании предусмотрена трудовыми договорами) преподнесла менеджеру Мироновой М.А. ценный подарок - мультиварку за успехи в работе, в частности, за заключение ряда крупных контрактов. Стоимость подарка 4720 руб. (включая НДС - 720 руб).

Кроме того, в апреле Миронова М.А. отмечает свой день рождения. В честь данного события компания подарила ей вазу стоимостью 1180 руб. (включая НДС — 180 руб.).

В апреле 2015 г. бухгалтер сделает следующие проводки:

 

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

- 4720 руб. - оприходована приобретенная у поставщика мультиварка. НДС включается в стоимость товара (п. 4 ст. 170 НК РФ);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 41

- 4720 руб. - вручен подарок за трудовые достижения;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

- 4720 руб. - стоимость подарка за трудовые достижения учтена в расходах;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

- 613,6 руб. - (4720 руб. * 13%) - удержан НДФЛ с подарка (при выплате зарплаты работнику);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

- 1425,44 руб. - (4720 руб. * 30,2%) - начислены страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС, а также на «травматизм» (0,2%);

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

- 1000 руб. - (1180 руб. - 180 руб.) - оприходована приобретенная у поставщика ваза;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- 180 руб. - учтен НДС с приобретения вазы;

ДЕБЕТ 68 субсчет «НДС» КРЕДИТ 19

- 180 руб. - НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы» КРЕДИТ 41

- 1000 руб. - вручен подарок работнику ко дню рождения;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы» КРЕДИТ 68 субсчет «НДС»

- 180 руб. - (1000 руб. * 18%) - начислен НДС со стоимости подарка ко дню рождения;

Так как расходы на подарок сотруднице в честь дня рождения не относятся к производственной деятельности компании и соответственно являются экономически необоснованными, в налоговом учете стоимость подарка не отражается, а в бухгалтерском учете списывается на прочие расходы. Вследствие этого, возникает постоянная разница между налоговым и бухгалтерским учетом.

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Налог на прибыль»

- 200 руб. - (1000 руб. * 20%) - отражена сумма ПНО по стоимости подарка ко дню рождения.

 

Ценные подарки бывшим сотрудникам

Некоторые компании поощряют ценными подарками не только действующих работников, но и своих ветеранов, сотрудников, которые вышли на пенсию.

Затраты на такие подарки не признаются уменьшающими базу по налогу на прибыль. Ведь облагаемыми расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Под этот критерий расходы на подарки бывшим сотрудникам не попадают.

Страховые взносы также начисляться не будут, так как между компанией и бывшим работником нет ни трудовых отношений, ни отношений по гражданско-правовому договору (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Вместе с тем, стоимость вручаемых ценных подарков облагается НДФЛ (ст. 210 НК РФ). Если стоимость превышает 4000 рублей могут возникнуть трудности. Так как подарок выдан в натуральной форме и в дальнейшем денежные выплаты не производятся, у компании не всегда есть возможность исполнить обязанности налогового агента и удержать НДФЛ. Поэтому в течение одного месяца необходимо письменно сообщить в инспекцию по месту учета фирмы в качестве налогоплательщика о стоимости подарка и невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). ФНС России рекомендует в таком случае представлять сведения по форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@). Получатель подарка будет расплачиваться с бюджетом самостоятельно (подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ).

 

Автор: Эльвира Канбекова, Старший бухгалтер, Acsour

Источник: Журнал "Актуальная бухгалтерия", июль, 2015

 

Head of Business
Development Department:
Olga Filipova cell.: + 7 (931) 262-5352 phone: + 7 (812) 454-4424 e-mail: olga.filipova@acsour.com