Бухгалтерский учет#nbsp;— сложный процесс, который сопровождается большим количеством рисков, в#nbsp;частности административной и#nbsp;уголовной ответственностью, которая часто ложится на#nbsp;плечи директора компании. Какие #nbsp;ошибки в#nbsp;расчете и#nbsp;начислении зарплаты наиболее часто встречаются? Как избежать нарушений в#nbsp;сфере обработки#nbsp;ПД работодателю? Какие могут быть последствия для компании? Читайте в#nbsp;статье.
Расчет и#nbsp;начисление зарплаты: первые «подводные камни»
Расчет и#nbsp;начисление зарплаты сотрудникам#nbsp;— процесс, который подразумевает высокую внимательность ответственного лица, так как уже на#nbsp;этом этапе встречаются первые «подводные камни»: правильный учет части рабочего времени, выполнение нормы; расчет отпускных и#nbsp;командировочных, а#nbsp;также должны быть учтены налоговые вычеты.
В#nbsp;связи с#nbsp;этими аспектами работы бухгалтера могут возникнуть следующие правонарушения и#nbsp;ответственность за#nbsp;них:
Просрочка по#nbsp;зарплате влечет за#nbsp;собой ответственность согласно п.#nbsp;6 и#nbsp;7 ст.#nbsp;5.27 КоАП#nbsp;РФ в#nbsp;размере до#nbsp;30#nbsp;тыс.#nbsp;руб. и#nbsp;дисквалификацию ответственного лица до#nbsp;3 лет, если просрочка была менее 2 месяцев.
Если работодатель не#nbsp;выплачивал зарплату больше 2 месяцев или выплачивал ее#nbsp;частично (менее 50%) свыше 3 месяцев, то#nbsp;мере наказания будут строже: согласно ст.#nbsp;145.1 УК#nbsp;РФ штраф может составить до#nbsp;500#nbsp;тыс.#nbsp;руб., а#nbsp;срок лишения свободы и#nbsp;дисквалификация составит до#nbsp;5 лет.
Грубое нарушение требований к#nbsp;бухгалтерскому учету и#nbsp;отчетности. В#nbsp;данном случае речь идет о#nbsp;занижение или искажение сумм НДФЛ и#nbsp;взносов в#nbsp;некрупном размере (не#nbsp;менее чем на#nbsp;10%), мера ответственности согласно ст.#nbsp;15.11 КоАП#nbsp;РФ составляет до#nbsp;20#nbsp;тыс.#nbsp;руб. и#nbsp;до#nbsp;2 лет дисквалификации.
Полная неуплата НДФЛ и#nbsp;взносов свыше 5#nbsp;млн#nbsp;руб. за#nbsp;три года может привести к#nbsp;ответственности по#nbsp;ст.#nbsp;199 УК#nbsp;РФ, а#nbsp;именно штрафу до#nbsp;500#nbsp;тыс.#nbsp;руб., дисквалификации до#nbsp;3 лет и#nbsp;лишению свободы до#nbsp;5 лет.
Согласно данным ФНС, средняя цена результативной выездной проверки составляет 32,6#nbsp;млн#nbsp;руб.
Ответственность за#nbsp;вышеперечисленные ошибки бухгалтера несет чаще всего директор компании. Например, при длительной невыплате зарплаты (ст.#nbsp;145.1 УК#nbsp;РФ) законодательство говорит об#nbsp;о#nbsp;прямой ответственности руководителя. Важно отметить, что во#nbsp;многих случаях законодательные акты используют формулировку «ответственное лицо», однако в#nbsp;этих случаях ответственность все также ложится на#nbsp;плечи директора компании.
Персональные данные: стремительные изменения и#nbsp;возрастающие штрафы
Другим существенным аспектом работы бухгалтерского отдела является обработка персональных данных сотрудников компании. Это задача становится с#nbsp;каждым годом все сложнее, что обусловлено постоянным ужесточением законодательства. Более того, каждый из#nbsp;новых актов влечет за#nbsp;собой увеличение штрафов для компании. Далее вы#nbsp;можете ознакомиться со#nbsp;штрафами в#nbsp;сфере обработки ПД, с#nbsp;которыми наиболее часто сталкиваются компании.
В#nbsp;случае, если обработка#nbsp;ПД несовместима с#nbsp;целью сбора, то#nbsp;последует ответственность в#nbsp;виде административного штрафа:
от#nbsp;10 до#nbsp;20 тыс. для должностных лиц;
от#nbsp;60 до#nbsp;100 тыс. для организации.
При повторном нарушении штрафы значительно вырастают: от#nbsp;20 до#nbsp;50 тыс. для должностных лиц, от#nbsp;50 до#nbsp;100 тыс. для ИП, от#nbsp;100 до#nbsp;300 тыс. для юр. лиц.
Обработка#nbsp;ПД без письменного согласия субъекта наказуема штрафами:
от#nbsp;20 до#nbsp;40 тыс. для должностных лиц;
от#nbsp;30 до#nbsp;150 тыс. для организации.
При повторном нарушении штрафы увеличиваются: 40 до#nbsp;100 тыс. для должностных лиц, от#nbsp;100 до#nbsp;300 тыс. для ИП, от#nbsp;300 до#nbsp;500 тыс. для компаний.
В#nbsp;некоторых ситуациях работник может попросить удалить его ПД. Если этого не#nbsp;сделать, будут следующие штрафы:
8 до#nbsp;12 тыс. для должностных лиц
ИП#nbsp;— от#nbsp;20 до#nbsp;40 тыс.;
организации#nbsp;— от#nbsp;50 до#nbsp;90 тыс.
При повторном нарушении штрафы значительно выше: для компаний они достигают 500#nbsp;тыс.#nbsp;руб.
Важно отметить, что доступ к#nbsp;персональным данным и#nbsp;возможность их#nbsp;обработки конкретным лицом устанавливается при помощи приказа, согласно ст.#nbsp;88 ТК#nbsp;РФ. Однако согласно ст.#nbsp;13.11 КоАП РФ, при нарушении законодательства в#nbsp;сфере обработки персональных данных, штрафуют не#nbsp;только ответственное лицо, то#nbsp;есть бухгалтера, но#nbsp;и#nbsp;саму компанию.
Как работодателю избежать нарушений в#nbsp;сфере бухгалтерского учета?
Первый способ избежать описанных ошибок бухгалтера#nbsp;— трудоустраивать опытного специалиста, с#nbsp;хорошими рекомендациями от#nbsp;предыдущего работодателя. Однако стоит заметить, что зарплатные ожидания профессионала могут быть не#nbsp;соизмеримы с#nbsp;предложенной зарплатой в#nbsp;компании. Кроме того, если сотрудники HR-отдела (или лично директор) не#nbsp;обладают глубокими знаниями в#nbsp;бухгалтерском и#nbsp;налоговом учете#nbsp;— велика вероятность найма сотрудника недостаточной квалификации. Это влечет за#nbsp;собой серьезные финансовые и#nbsp;налоговые риски для компании.
Другим способом обезопасить компанию от#nbsp;штрафов и#nbsp;ответственности за#nbsp;нарушение процессов бухгалтерского учета является регулярное обучение сотрудников и#nbsp;повышение их#nbsp;квалификации. Процесс совершенствования профессиональных навыков сотрудников является финансово затратным методом по#nbsp;многим причинам: оплата дорогостоящих курсов и#nbsp;рабочего времени сотрудника, а#nbsp;также процесс поиска релевантных программ обучения может быть трудновыполнимой задачей, требующей пристального внимания.
Третий способ связан с привлечением ресурсов#nbsp;IT отдела: эксперты по#nbsp;информационной безопасности могут выстроить систему обработки персональных данных, автоматизировать часть процессов, что существенно облегчит работу бухгалтера и#nbsp;поможет ему избежать ошибок. Данный способ также имеет свои минусы: процесс налаживания системы и#nbsp;внедрения новых технологий подразумевает наличие временных и#nbsp;финансовых ресурсов. Компания должна принять в#nbsp;расчет время, которое уйдет не#nbsp;только на#nbsp;настройку процессов, но#nbsp;на#nbsp;обучение сотрудников, их#nbsp;адаптацию. Кроме того, настраивание системы обработки ПД#nbsp;— сложная задача, которая может потребовать привлечение специалистов сферы#nbsp;IT извне. Поиск и#nbsp;трудоустройство квалифицированного программиста также влечет за#nbsp;собой крупные финансовые затраты для компании.
Другим, наиболее эффективным способом избежать штрафов, дисквалификаций и#nbsp;лишения свободы является передача расчета заработной платы на#nbsp;аутсорс.
Высокопрофессиональные провайдеры несут ответственность за#nbsp;конфиденциальность данных своего клиента по#nbsp;договору:договор должен включать отдельный пункт с#nbsp;информацией конфиденциальности ваших персональных данных. Крупные компании проходят ежегодный аудит на#nbsp;соответствие стандарту ISO 27 001, который подтверждает высокий уровень информационной безопасности в#nbsp;компании. Соответствие стандарту#nbsp;— гарант сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Другим существенным достоинством аутсорсинга является наличие у#nbsp;крупных провайдеров многоступенчатой система отбора кандидатов, отлаженной системы аттестации и#nbsp;повышения квалификации. Более того, клиентов обслуживают отраслевые отделы, что обеспечивает эффективное юридическое, бухгалтерское и#nbsp;IT сопровождение, что поможет избежать рисков в#nbsp;сфере обработке#nbsp;ПД.
Еще одним неоспоримым достоинством аутсорсинга является отсутствие рисков для компании: все штрафы и#nbsp;иные виды наказаний за#nbsp;ошибки провайдера будут полностью компенсированы. Важно отметить, что страхование рисков предусмотрено не#nbsp;у#nbsp;всех компаний, однако ответственные провайдеры, обладающие хорошей репутацией на#nbsp;рынке аутсорсинговых услуг, несут финансовую ответственность за#nbsp;свои ошибки.
В#nbsp;настоящее время на#nbsp;рынке аутсорсинга бухгалтерского учета одной из#nbsp;крупнейших компаний, согласно рейтингу RAEX, является компания Acsour. Наши эксперты имеют многолетний опыт плодотворной работы, о#nbsp;чем свидетельствуют наши завершенные и#nbsp;текущие проекты: наши клиенты представлены компаниями из#nbsp;400 сфер, а#nbsp;их#nbsp;география составляет 33 страны мира. Более того, мы#nbsp;несем ответственность за#nbsp;конфиденциальность по#nbsp;договору, который заключается с#nbsp;каждым клиентом. Ежегодный аудит на#nbsp;соответствие стандарту ISO 27 001:2013 является гарантом сохранности персональных данных ваших сотрудников.
Acsour рад поделиться новейшими разработками наших экспертов: каждый новый клиент Acsour бесплатно получает HR-бота. Telegram-бот#nbsp;— незаменимый помощник кадровика, благодаря которому многие задачи будут выполнятся автоматически:
Доставка расчетных листков: сотрудник в#nbsp;любой момент сможет получить расчетный листок за#nbsp;необходимый период.
Персональные данные: бот обеспечит мгновенное предоставление информации из#nbsp;базы данных работодателя
Баланс отпусков: сотрудник в#nbsp;любой момент может получить информацию о#nbsp;текущем количестве дней отпуска без обращения в#nbsp;кадровый отдел