С 1 сентября 2023 года в силу вступили поправки в Закон «Об электронной подписи», которые поменяли порядок подписания электронных документов. Согласно поправкам, подписывать документы возможно с оформлением машиночитаемой доверенности и электронной цифровой подписи физлица.
Что из себя данные инструменты представляют, как организовать с ними работу, и с какого периода ими необходимо пользоваться рассказывают специалисты Acsour.
Оформить такую подпись можно в Федеральной налоговой службе либо у ее доверенных лиц – аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), список которых доступен на информационном ресурсе Минцифры РФ.
Однако после указанного периода действует новая редакция Закона «О цифровой подписи» от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ, согласно которой УЦ запрещено выпускать ЭЦП на сотрудника. Вместо нее необходимо оформлять ЭЦП физлица и машиночитаемую доверенность.
В настоящее время подпись компании может быть выпущена только на ее руководителя (директор или генеральный директор), который имеет право представлять интересы юрлица без доверенности.
ПОНЯТИЕ МАШИНОЧИТАЕМОЙ ДОВЕРЕННОСТИ
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Отличие МЧД от бумажной версии доверенности – различие требований к содержанию и оформлению документа.
МЧД составляется в формате xml. В недавнее время был утвержден единый формат доверенности, на который необходимо ориентироваться при составлении документа вне зависимости от того, в какой госорган он будет направляться. Предполагается, что в документе должна содержаться информация:
о номере, сроке действия и дате составления документа;
о доверителе (руководителе);
о представителе (уполномоченном сотруднике);
о полномочиях, которые представитель получает;
о возможности передоверии документа.
Основная цель МЧД – подтвердить, что сотрудник имеет право подписывать электронные документы от лица компании.
ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С МЧД
Заполнять доверенность может как руководитель организации, так и уполномоченный на это сотрудник. Однако подписывать документ должен только руководитель своей ЭЦП (не физлица, а на компанию).
Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС). Выбор хранилища зависит от того, в какой системе руководитель составил и подписал МЧД. Это могут быть системы:
аккредитованных УЦ
УЦ ФНС, Казначейства или ЦБ РФ
федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС)
организации, разработанные ею самостоятельно
УЦ ЕСИА
Отправлять доверенность можно:
отдельным файлом с пакетом подписанных документов (через поиск файла в архиве системы, прикрепив к документам) либо
указав только ее номер, так как сам документ будет храниться в сторонней системе. Причем такая система будет передавать данные из файла в общую базу доверенностей, которую разработала ФНС.
Обращаем внимание, что органы ФНС запустили новый портал для работы с МЧД, который позволит:
создавать документ в едином формате для обмена с госорганами и между пользователями;
проверить доверенность из сторонних сервисов и загрузить ее в Реестра ФНМ на хранение;
уточнить, не вносились ли изменения в МЧД после ее подписания перед загрузкой в Реестр хранения ФНС.
Руководитель может выдать сотруднику МЧД с правом передоверия, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). Однако самостоятельно выдать такую МЧД могут руководители компании, главы филиалов или представительств. Если МЧД с правом передоверия передает иной сотрудник, то такую доверенность требуется заверить у нотариуса.
Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
С КАКОГО ПЕРИОДА ДЕЙСТВУЮТ НОВЫЕ ПРАВИЛА
Предполагалось, что новый порядок подписания электронных документов будет необходимо применять с 1 сентября текущего года, однако госорганами был установлен переходный период, согласно которому:
до 31 августа 2024 года работники могут подписывать документы по старым правилам – с применением ЭЦП сотрудника и оформлением бумажной нотариальной доверенности либо
перейти на новый порядок подписания документов.
Обращаем внимание, что:
Подписывать документы по старым правилам возможно только в том случае, если работник успел оформить ЭЦП сотрудника (или обновить ранее действующее ЭЦП сотрудника) до 31 августа 2023 года. После указанного срока оформить такие ЭЦП стало невозможно, и сотрудник будет вынужден применять новый порядок подписания документов – с оформлением ЭЦП физлица и МЧД.
С 1 сентября 2024 года применять новый порядок подписания документов станет обязанностью, а не правом компании (и в том числе, если срок действия ЭЦП сотрудника истекает позже указанного периода).
По вопросам применения законодательства в области цифровой подписи и организации процесса подписания электронных документов обращайтесь к специалистам Acsour.