Новый порядок подписания электронных документов: все об МЧД и ЭЦП

С 1 сентября 2023 года в силу вступили поправки в Закон «Об электронной подписи», которые поменяли порядок подписания электронных документов. Согласно поправкам, подписывать документы возможно с оформлением машиночитаемой доверенности и электронной цифровой подписи физлица.

Что из себя данные инструменты представляют, как организовать с ними работу, и с какого периода ими необходимо пользоваться рассказывают специалисты Acsour.

СУЩНОСТЬ ВНЕСЕННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ

Как известно, электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой аналог собственноручной подписи физлица, состоящий из особой комбинации символов. Для использования ЭЦП применяются специальные программы, при помощи которых подпись генерируется и подтверждается подлинность сертификата.

Оформить такую подпись можно в Федеральной налоговой службе либо у ее доверенных лиц – аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), список которых доступен на информационном ресурсе Минцифры РФ.

До 1 сентября 2023 года для подписания электронных документов (кадровые, налоговые, бухгалтерские и т.д) необходимо было использовать ЭЦП, оформленные на сотрудника с указанием реквизитов компании. В случае, если сотрудник представлял интересы организации, то ему требовалось оформить нотариально заверенную доверенность, согласно которой руководитель компании возложил на него функцию подписанта того или иного документа.

Однако после указанного периода действует новая редакция Закона «О цифровой подписи» от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ, согласно которой УЦ запрещено выпускать ЭЦП на сотрудника. Вместо нее необходимо оформлять ЭЦП физлица и машиночитаемую доверенность.

ОТЛИЧИЕ ЭЦП ФИЗЛИЦА ОТ ЭЦП НА СОТРУДНИКА

В ЭЦП физлица не указаны реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник, в то время как в ЭЦП на сотрудника такая информация есть.

В настоящее время подпись компании может быть выпущена только на ее руководителя (директор или генеральный директор), который имеет право представлять интересы юрлица без доверенности.

ПОНЯТИЕ МАШИНОЧИТАЕМОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Отличие МЧД от бумажной версии доверенности – различие требований к содержанию и оформлению документа.

МЧД составляется в формате xml. В недавнее время был утвержден единый формат доверенности, на который необходимо ориентироваться при составлении документа вне зависимости от того, в какой госорган он будет направляться. Предполагается, что в документе должна содержаться информация:

• о номере, сроке действия и дате составления документа;
• о доверителе (руководителе);
• о представителе (уполномоченном сотруднике);
• о полномочиях, которые представитель получает;
• о возможности передоверии документа.

Основная цель МЧД – подтвердить, что сотрудник имеет право подписывать электронные документы от лица компании.

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С МЧД

Заполнять доверенность может как руководитель организации, так и уполномоченный на это сотрудник. Однако подписывать документ должен только руководитель своей ЭЦП (не физлица, а на компанию).

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС). Выбор хранилища зависит от того, в какой системе руководитель составил и подписал МЧД. Это могут быть системы:

• аккредитованных УЦ
• УЦ ФНС, Казначейства или ЦБ РФ
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС)
• организации, разработанные ею самостоятельно
• УЦ ЕСИА

Отправлять доверенность можно:

• отдельным файлом с пакетом подписанных документов (через поиск файла в архиве системы, прикрепив к документам) либо
• указав только ее номер, так как сам документ будет храниться в сторонней системе. Причем такая система будет передавать данные из файла в общую базу доверенностей, которую разработала ФНС.

Обращаем внимание, что органы ФНС запустили новый портал для работы с МЧД, который позволит:

• создавать документ в едином формате для обмена с госорганами и между пользователями;
• проверить доверенность из сторонних сервисов и загрузить ее в Реестра ФНМ на хранение;
• уточнить, не вносились ли изменения в МЧД после ее подписания перед загрузкой в Реестр хранения ФНС.

Руководитель может выдать сотруднику МЧД с правом передоверия, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). Однако самостоятельно выдать такую МЧД могут руководители компании, главы филиалов или представительств. Если МЧД с правом передоверия передает иной сотрудник, то такую доверенность требуется заверить у нотариуса.

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

С КАКОГО ПЕРИОДА ДЕЙСТВУЮТ НОВЫЕ ПРАВИЛА

Предполагалось, что новый порядок подписания электронных документов будет необходимо применять с 1 сентября текущего года, однако госорганами был установлен переходный период, согласно которому:

• до 31 августа 2024 года работники могут подписывать документы по старым правилам – с применением ЭЦП сотрудника и оформлением бумажной нотариальной доверенности либо
• перейти на новый порядок подписания документов.

Обращаем внимание, что:

1. Подписывать документы по старым правилам возможно только в том случае, если работник успел оформить ЭЦП сотрудника (или обновить ранее действующее ЭЦП сотрудника) до 31 августа 2023 года. После указанного срока оформить такие ЭЦП стало невозможно, и сотрудник будет вынужден применять новый порядок подписания документов – с оформлением ЭЦП физлица и МЧД.
2. С 1 сентября 2024 года применять новый порядок подписания документов станет обязанностью, а не правом компании (и в том числе, если срок действия ЭЦП сотрудника истекает позже указанного периода).

По вопросам применения законодательства в области цифровой подписи и организации процесса подписания электронных документов обращайтесь к специалистам Acsour.